6 bước xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật 2023

KPI cho nhân viên kỹ thuật là một phương pháp được sử dụng để đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Ngoài ra, KPI cũng là một cách để thúc đẩy nhân viên kỹ thuật hoàn thành công việc hay vượt chỉ tiêu. Vì vậy, việc xây dựng các chỉ số KPI cụ thể và chính xác là yêu cầu tất yếu mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện. Trong bài viết này, hãy cùng PharMarketing tìm hiểu 6 bước xây dựng mẫu KPI hiệu quả cho nhân viên kỹ thuật nhé.

Chỉ số KPI cho nhân viên kỹ thuật

Việc đánh giá nhân viên dựa trên KPI sẽ căn cứ vào các mục tiêu ban đầu mà doanh nghiệp hay cá nhân đặt ra. Tuy nhiên, chỉ số này không cố định ở mọi giai đoạn mà sẽ được thay đổi phù hợp với tình hình thực tế. Mặc dù vậy, KPI cũng cần đảm bảo các chỉ tiêu quan trọng như sau:

• Process KPI: Đây là chỉ số đo lường hiệu quả công việc.
• Output KPI: Chỉ số đo lường kết quả tài chính và phi tài chính mà cá nhân, phòng ban hay doanh nghiệp đã đạt được.
• Leading KPI (chỉ số trước hay chỉ số sơ cấp): Chỉ số dự đoán kết quả cần đạt được trong tương lai nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
• Lagging KPI (chỉ số sau hay chỉ số thứ cấp):  Chỉ số thể hiện kết quả cuối cùng.
• Outcome KPI: Chỉ số thể hiện những tác động trong hoạt động kinh doanh để tạo ra những lợi ích kinh tế.
• Qualitative KPI (KPI định tính): Thể hiện các kết quả không thể đo lường bằng các con số như: ý kiến, suy nghĩ, cảm xúc và kinh nghiệm…

Các bước xây dựng KPI cho nhân viên kỹ thuật

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực hay mỗi dự án cụ thể sẽ có cách xây dựng KPI riêng biệt. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo 6 bước xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật dưới đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt được

Bước đầu tiên khi xây dựng KPI cần xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được. Có thể chia mục tiêu chính thành các mục tiêu nhỏ hơn như: mục tiêu theo quý, theo tháng hoặc theo tuần. Điều này giúp các cá nhân hay phòng ban dễ dàng quản lý KPI của mình.

Bước 2: Xác định kết quả mục tiêu

Kết quả mục tiêu (KRA) là kết quả cuối cùng của quá trình làm việc. KRA phải là những con số chính xác để dễ dàng đo lường hiệu quả công việc của từng cá nhân hay bộ phận, phòng ban.

Bước 3: Lập danh sách các công việc cần thực hiện

Thiết lập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện là một yêu cầu bắt buộc khi xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật. Danh sách các công việc càng cụ thể thì càng thuận tiện cho việc thực hiện và đánh giá hiệu quả.

Bước 4: Đưa ra kết quả của mỗi công việc

Sau khi đã thiết lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn cần đưa ra kết quả cụ thể của mỗi công việc. Đây là các kết quả mà nhân viên cần đạt được và là căn cứ để các nhà quản lý đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân.

Bước 5: Đo lường kết quả

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp đo lường kết quả phù hợp. Thông thường sẽ có 2 phương pháp đo lường KPI, đó là định tính và định lượng. Phương pháp định tính sử dụng các chỉ tiêu để đánh giá còn phương pháp định lượng đo lường kết quả dựa trên công thức tính hoặc thang điểm.

Bước 6: Thiết lập hệ thống KPI

Bước cuối cùng trong quá trình xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật, đó là thiết lập hệ thống KPI. Các chỉ số cần được xây dựng dựa trên 5 tiêu chí của mô hình SMART. Chỉ số KPI rõ ràng và phù hợp sẽ đảm bảo tính khả thi, đồng thời nâng cao tinh thần làm việc của từng nhân viên/phòng ban.

Mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật

Dưới đây sẽ là một số mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật phổ biến mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

Mẫu KPI cho nhân viên quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ (QA)

Đối với nhân viên làm việc tại vị trí giám sát và quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ thì khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các chỉ số KPI. Với vị trí này, mục tiêu chính là giảm thiểu tối đa việc khách hàng khiếu nại về sản phẩm/dịch vụ. Do đó các nhân viên kỹ thuật cần giám sát chặt chẽ đầu ra và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ để làm hài lòng khách hàng.

Mẫu KPI cho giám đốc kỹ thuật dịch vụ

Chỉ số KPI chính của một giám đốc kỹ thuật dịch vụ gồm:

• Tỷ lệ sửa chữa bảo hành sản phẩm
• Điểm đánh giá trung bình về chất lượng bảo hành sản phẩm
• KPI về đánh giá nhân sự làm việc
• Tỷ lệ thực hiện các dự án mới hoặc công việc đột xuất

Mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật dịch vụ

KPI của nhân viên kỹ thuật dịch vụ sẽ bao gồm:

• Số lần bảo hành
• Số lần sửa chữa hoặc bảo trì

Vì vậy, tỷ lệ sửa chữa, bảo hành theo từng tuần, tháng, quý và đánh giá của khách hàng về thái độ phục vụ của nhân viên là những yếu tố hình thành nên chỉ số KPI của nhân viên kỹ thuật dịch vụ.

Mẫu KPI của trưởng bộ phận kỹ thuật máy dân dụng

Các chỉ tiêu KPI quan trọng của trưởng bộ phận kỹ thuật máy dân dụng sẽ bao gồm:

• Số lượng máy cần sửa chữa hay bảo hành trong một khoảng thời gian cụ thể
• Chất lượng phục vụ của nhân viên phòng kỹ thuật
• Khả năng xử lý đối với các công việc đột xuất

 Mẫu KPI của nhân viên trong bộ phận kỹ thuật máy dân dụng

Chỉ số KPI dành cho nhân viên kỹ thuật máy dân dụng sẽ bao gồm mức độ hài lòng của khách hàng, số lần thực hiện bảo hành hay sửa chữa máy dân dụng và thái độ phục vụ của nhân viên. Ngoài ra, nhân viên dịch vụ kỹ thuật cần đạt những tiêu chuẩn năng lực do doanh nghiệp đề ra để đảm bảo có thể đáp ứng được chỉ số KPI.

Kết luận

Xây dựng một hệ thống KPI phù hợp cho nhân viên kỹ thuật sẽ giúp nhà quản trị đánh giá đúng năng lực làm việc và thúc đẩy tinh thần của nhân viên. PharMarketing mong rằng với những mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật được chia sẻ trong bài viết này có thể giúp bạn thiết lập các chỉ tiêu KPI hợp lý. 

Xem thêm: Top 7 phần mềm KPI hiệu quả hàng đầu hiện nay