KPIs là gì? 5 Bước giúp doanh nghiệp triển khai & xây dựng hệ thống KPI thành công!

Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp biến các mục tiêu cấp cao thành các nhiệm vụ cụ thể nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện, đồng thời đo lường và đánh giá được độ hiệu quả. Tuy nhiên rất nhiều người vẫn mơ hồ về khái niệm này. Vậy KPI là gì? Nó được xây dựng và hoạt động như thế nào, cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này của PharMarketing nhé!

KPIs là gì? Phân loại KPI

KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Các doanh nghiệp sử dụng KPI như một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc nhờ các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Những chỉ số này sẽ phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.

Các tổ chức thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau nhằm đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu cụ thể. Những KPI ở level cao hơn sẽ tập trung hướng đến các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, với KPI ở các level thấp được áp dụng cho các hệ thống, quy trình, cá nhân, phòng ban,... nhằm đánh giá hiệu suất những công việc đơn lẻ.

Ví dụ: Công ty X đang vận hành một website, trong quý 4 năm 2021, công ty đặt ra các tăng trưởng cụ thể như: tăng 10% số lượng leads so với quý trước, 3 tỷ doanh thu. Những con số, phần trăm này chính là những KPI mà các bộ phận sẽ phối hợp để đạt được trong một thời gian nhất định.

Các loại KPI phổ biến hiện nay

Tùy vào mục tiêu và mục đích của công ty mà bạn có thể theo dõi và đề ra KPI bằng những cách khác nhau. Việc lựa chọn đúng loại KPI ngay từ ban đầu sẽ giúp doanh nghiệp điều hướng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Dưới đây là 5 loại hình KPI phổ biến hiện nay:

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh hỗ trợ việc đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh trong ngắn hoặc dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh của doanh nghiệp.

KPI tài chính

KPI tài chính là các chỉ số thể hiện mục tiêu tài chính, được giám sát bởi các lãnh đạo của bộ phận tài chính. Những KPI này sẽ cho thấy được hoạt động tài chính của công ty có tốt hay không về cả phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu.

KPI tiếp thị

KPI tiếp thị yếu tố quan trọng giúp đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng đạt thành công trên các chiến dịch marketing và thấy hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp trong việc tìm kiếm các khách hàng mới, xây dựng thương hiệu,...

KPI bán hàng

KPI bán hàng chính là các giá trị dùng để đo lường hiệu suất của đội ngũ bán hàng, theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu và mức tăng trưởng doanh thu bán hàng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình kinh doanh tổng thể.

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án thường sử dụng bởi các nhà quản lý để theo dõi phần trăm đạt được và tiến độ của một dự án. Sử dụng những số liệu này nhằm xác định xem dự án có thành công và đáp ứng tốt yêu cầu không.

Vai trò của KPI trong thực tế

Hiệu suất đo lường được bằng chỉ số KPI không chỉ giúp ích cho doanh nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi nhân sự.

Với doanh nghiệp:

• KPI giúp doanh nghiệp theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác từ đó đề ra những chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp với từng nhân sự.
• Nâng cao hiệu quả doanh thu cho doanh nghiệp khi bám sát các mục tiêu chiến lược cấp trên đề ra đồng thời thúc đẩy quy trình nghiệm thu thực hiện công việc của doanh nghiệp.
• Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng ban đầu.

Với nhân viên:

• Nhờ có chỉ số KPI, nhân sự có thể hiểu được chính xác những công việc họ cần làm và cố gắng đạt được để hoàn thành công việc so với mục tiêu ban đầu đề ra.
• Những con số này sẽ thúc đẩy, tạo động lực làm việc cho nhân viên để hoàn thành mục tiêu.
• Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

5 Bước giúp doanh nghiệp triển khai & xây dựng hệ thống KPI thành công

Để có được hệ thống KPI chính xác, phù hợp với những mục tiêu và định hướng của doanh nghiệp, bạn cần thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định bộ phận/ nhân sự xây dựng KPIs

Bộ phận xây dựng KPI sẽ là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời họ cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì? Đội ngũ này thường là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban…

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cần có sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan trong tổ chức. Khi thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể khảo sát tính khả thi dự án và thể hiện rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, việc xác định riêng biệt 1 bộ phận xây dựng KPI cũng có một số hạn chế như việc thiếu khách quan khi xây dựng hệ thống KPI. Mức KPI đưa ra có thể quá thấp hoặc quá cao khiến nhân sự khó có thể đạt được.

Bước 2: Xác định các chỉ số quan trọng của KPIs

KPI của bộ phận chủ yếu phụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó như thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc điểm của bộ phận, đây cũng là cơ sở để đưa ra KPI của từng vị trí chức công việc cụ thể. 

KPI cho từng nhân viên: Việc xây dựng KPI cho mỗi cá nhân sẽ căn cứ vào đúng mô tả công việc của họ. Các chỉ số KPI nên được thiết lập dựa trên nguyên tắc SMART. Ngoài ra thì các kỳ đánh giá sẽ cần thực hiện thường xuyên theo kỳ tháng, quý hoặc năm.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPIs

Sau khi đã xác định được KPIs cho phòng ban, nhân sự. Doanh nghiệp sẽ áp dụng và triển khai nó vào hoạt động quản trị và tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành KPIs.

Để đánh giá mức độ hoàn thành này, thường doanh nghiệp sẽ phân chia theo 3 nhóm chính sau đây:

• Nhóm A: Tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: Tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: Tốn ít thời gian, mức độ ảnh hưởng thấp.

Tùy thuộc vào mức độ quan trọng, các nhóm KPI này sẽ được chia theo phần trăm ưu tiên như: A: 50%; B: 30% và C: 20%. Từ đó đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên sẽ có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Sau quá trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ số KPIs, bộ phận xây dựng KPIs sẽ xác định mức lương thưởng cho bộ phận và nhân sự đó. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, phần lương thưởng này sẽ được công bố tới nhân sự trực tiếp hoặc  trong buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. 

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu hóa KPI 

KPIs có thể được điều chỉnh theo thời gian để phù hợp với thực trạng doanh nghiệp. Trước tiên, bạn cần xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo tính khả thi và các số liệu là phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Thời gian thiết lập mức KPI tối ưu có thể mất một vài tuần hay thậm chí một vài tháng.

Một số lý do khiến doanh nghiệp không đạt được KPI đề ra

Việc đặt ra KPIs giúp doanh nghiệp kiểm soát được mức độ hiệu quả trong công việc của nhân sự và cả tổ chức. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng đạt được những KPIs như kế hoạch đề ra. Dưới đây là một số lý do khiến vấn đề này vẫn tiếp diễn trong nhiều doanh nghiệp hiện nay:

• Doanh nghiệp xác định hệ thống đánh giá KPI hời hợt, thiếu đi sự rõ ràng, các chỉ tiêu đưa ra không phù hợp, không đảm bảo được các yếu tố về SMART. 
• Nhận thức về KPI của doanh nghiệp chưa chính xác, truyền thông chưa được rộng rãi đến toàn thể tổ chức và chưa có sự chấp thuận của các nhân viên trong doanh nghiệp.
• Việc 1 số nhân viên làm việc kiểu đối phó với KPI có thể sẽ gây ảnh hưởng lớn cho cả tổ chức.
  Các chỉ số KPI được doanh nghiệp đưa ra cho có, nhân sự thực hiện một cách máy móc, kém hiệu quả.
• Doanh nghiệp chưa chú trọng vào tìm kiếm, phát triển đội ngũ đánh giá KPIs hiệu quả.
• Đội ngũ nhân viên năng lực thấp, chưa đủ khả năng đạt được mức độ KPIs đề ra. Nhân viên chống đối, không muốn hoàn thành KPIs đề ra.

KẾT LUẬN

Mong rằng những kiến thức PharMarketing vừa chia sẻ về chỉ số KPI sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về thông số quan trọng này. Xin cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết của PharMarketing. Hẹn gặp lại bạn ở những số Blog tiếp theo!