Chăm sóc khách hàng tự động: Hình thức và các phần mềm hiệu quả nhất

Xây dựng dấu ấn thương hiệu và tạo dựng lòng tin bền vững trong lòng người tiêu dùng là những lợi ích hàng đầu mà dịch chăm sóc khách hàng tự động đem lại. Chính vì thế rất nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng dịch vụ này vào việc quản trị quan hệ cùng người mua hàng hoặc đối tác. Trong bài viết sau đây, PharMarketing sẽ giới thiệu những phần mềm cùng các hình thức hoạt động hiệu quả nhất của dịch vụ tự động này.

Chăm sóc khách hàng tự động là gì?

Chăm sóc khách hàng tự động là dịch vụ giúp các doanh nghiệp làm giảm hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào các hoạt động liên quan đến việc mua bán hàng với khách hàng. 

Bên trong dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động sẽ được tích hợp rất nhiều tính năng nhằm đảm bảo quá trình hỗ trợ, tư vấn, giải đáp thắc mắc hay xử lý các rắc rối nhỏ diễn ra nhanh chóng. Từ đó mang đến những trải nghiệm mua sắm và tiêu dùng hoàn hảo cho khách hàng.

Lợi ích của Chăm sóc khách hàng tự động 

Chăm sóc khách hàng tự động được xem là công cụ đắc lực giúp các công ty gắn kết thân thiết hơn với người tiêu dùng ngay cả khi họ chưa mua hàng. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà dịch vụ này có thể mang đến cho doanh nghiệp. 

Tiết kiệm công sức và thời gian xử lý yêu cầu từ khách hàng
Chỉ sau khi nhận được tin nhắn của khách hàng một vài giây, hệ thống chăm sóc khách hàng tự động sẽ gửi lời phản hồi lại. Điều này mang đến cho người mua hàng cảm giác bản thân luôn được tôn trọng. Nhờ vậy công ty có thể giữ chân khách hàng hiệu quả hơn để đợi đến khi có nhân viên kiểm tra tin nhắn, khách hàng sẽ nhận được câu trả lời đúng như kỳ vọng của họ. 

Cũng nhờ có dịch vụ phản hồi tự động mà nhân viên không phải luôn túc trực 24/7 để xem có vị khách nào gửi tin nhắn đến hay không. Khoảng thời gian trống đó sẽ được tận dụng để thực hiện những công việc khác do cấp trên phân công. 

Cắt giảm kinh phí chi trả cho nhân viên 
Để có thể hỗ trợ và chăm sóc khách hàng vào mọi khung giờ trong ngày đòi hỏi công ty phải dành ra một mức kinh phí không nhỏ trả công cho nhân viên. Nhưng khi áp dụng dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động, công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện những phần việc vốn dĩ thuộc về các nhân sự của mình. Nhờ đó có thể cắt giảm chi phí dùng để trả lương cho cấp dưới, giúp doanh nghiệp có thêm nguồn vốn để đầu tư vào các hạng mục tiềm năng khác.

Giải đáp các thắc mắc cơ bản của khách hàng ngay lập tức 
Các phần mềm chăm sóc khách hàng tự động hoạt động không có giới hạn và ngày nghỉ. Chính vì thế người mua hàng có thể nhận được phản hồi ngay sau khi nhấn gửi tin nhắn thành công. Những phản hồi tự động này có thể chứa đựng những nội dung mà người tiêu dùng quan tâm như về giá bán, công dụng, khuyến mãi,... 

Qua đây mang đến sự an tâm và hài lòng cho những ai có dự định muốn mua hàng hay đã đặt hàng. Thương hiệu của doanh nghiệp cũng nhờ vậy mà trở nên uy tín, chuyên nghiệp hơn trong mắt người tiêu dùng.

Hạn chế xuất hiện lỗi cảm xúc của con người 
Mỗi ngày doanh nghiệp có thể nhận được hàng trăm, thậm chí hàng ngàn tin nhắn, thắc mắc đến từ khách hàng của mình. Việc lặp đi lặp lại những câu trả lời có nội dung tương tự cả ngày có thể gây ra tình trạng tư vấn vấp váp hoặc bị cảm xúc chi phối ở nhân viên. Sự có mặt của dịch vụ khách hàng tự động sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế những lỗi không đáng có này. Từ đó tạo dựng sự chuyên nghiệp một cách bền vững cho thương hiệu. 

Các hình thức Chăm sóc khách hàng tự động 

Dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động được diễn ra dưới nhiều hình thức. Tùy thuộc vào mục tiêu hoạt động cũng như khả năng đầu tư mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức nào trong 4 hình thức dưới đây.

Email phản hồi tự động
Khi doanh nghiệp nhận được Email từ khách hàng, ngay lập tức sẽ có Email phản hồi lại. Đây được xem là hình thức chứng tỏ thắc mắc của khách hàng đã được hệ thống chăm sóc khách hàng ghi nhận. Mặt khác, người tiêu dùng sau khi đăng ký tài khoản thành công trên hệ thống mua bán của công ty sẽ thường xuyên nhận được các Email chứa thông tin liên quan đến các hoạt động, chương trình, khuyến mãi,... mới nhất từ doanh nghiệp.

Tin nhắn phản hồi tự động
Đây là một trong những hình thức chăm sóc khách hàng tự động đang được nhiều công ty ưa chuộng. Doanh nghiệp có thể chủ động cài đặt thời gian, kỳ hạn gửi tin nhắn tự động đến khách hàng hoặc đối tác. Nội dung tin nhắn thường chứa đựng các thông tin hấp dẫn có liên quan đến những sản phẩm đã mua hoặc những lời chúc, sự kiện tri ân dành cho những vị khách thân thiết.

Chatbot

Rất nhiều đơn vị bán lẻ, nhà hàng, khách hàng hay các doanh nghiệp lớn nhỏ tin chọn hình thức chăm sóc khách hàng tự động này. Bằng những phần mềm thông minh cùng bộ dữ liệu đã được lưu trữ một cách chính xác trước đó, những tin nhắn được phản hồi tự động thường mang đến các thông tin có giá trị thiết thực, phù hợp với sở thích, yêu cầu của từng người chứ không chỉ trả lời đại khái. 

Chủ động gửi thông tin hấp dẫn mới nhất đến khách hàng
Hình thức hỗ trợ khách hàng tự động này đem đến khả năng nhận diện thương hiệu rất cao. Mỗi khi có chương trình, sự kiện liên quan đến những sản phẩm mà khách hàng đã mua hoặc quan tâm, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin đến cho họ. Nhờ vậy tên thương hiệu sẽ có cơ hội xuất hiện nhiều lần trước mắt người mua. Đồng thời tạo dựng sự thiện cảm thành công đối với khách hàng. Đây điều là những hiệu quả bán hàng mà bất kỳ công ty nào cũng đều muốn duy trì. 

Phần mềm chăm sóc khách hàng tự động 

Dưới đây là một số phần mềm dịch vụ chăm sóc khách hàng đang được các doanh nghiệp hay cửa hàng bán lẻ,... tin dùng mà quý vị có thể tham khảo.

1. Phần mềm chăm sóc khách hàng Bizfly CRM
Bizfly CRM là công cụ chăm sóc khách hàng tự động thường được các chuyên gia nhắc đến khi tư vấn cho các doanh nghiệp 4.0. Công cụ này mở ra cả một hệ sinh thái với hầu hết các giải pháp tương tác và quản lý khách hàng hiệu quả nhất hiện nay như Email, Ticket, Chat, Billing,... Người sử dụng có thể chủ động thực hiện, quản lý và đo lường hiệu quả chăm sóc khách hàng nhanh chóng, đơn giản chỉ với một nền tảng duy nhất. 

Một số tính năng ưu việt không thể bỏ qua của phần mềm Bizfly đó là xem 360 độ về mỗi người tiêu dùng, theo dõi chiến dịch marketing trên nhiều kênh một lúc, thể hiện báo cáo bằng biểu đồ trực quan dựa theo thời gian thực tế, đồng bộ và kết nối các ứng dụng có liên quan đến doanh nghiệp như tổng đài, chat, sms,...

2. Phần mềm chăm sóc khách hàng tự động Insightly
Phần mềm Insightly đến từ Mỹ, sở hữu giao diện tương tác vô cùng trực quan, thân thiện. Vì thế việc làm quen và thao tác với phần mềm này không gặp nhiều khó khăn. Bên trong phần mềm tích hợp nhiều tính năng hấp dẫn như gửi Email tự động theo kịch bản; thu thập, thống kê, quản lý thông tin của khách hàng tiềm năng; phân loại khách hàng và kết nối với nhiều công cụ Marketing hàng đầu như Evernote, Microsoft Power BI, Boomerang, Google Apps,...

3. Phần mềm Sapo Hub
Sapo Hub là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản trị quan hệ với khách hàng. Đồng thời nâng cao hiệu quả cho từng chiến lược Marketing riêng biệt với nhiều tính năng không thể bỏ lỡ như phân nhóm người tiêu dùng, xây dựng chính sách mua hàng cho từng khách hàng, quản lý chương trình tích lũy điểm thưởng để đổi quà, quản lý công nợ, theo sát hoạt động mua bán hàng chi tiết, quản lý thông tin khách hàng đến từ nhiều kênh bán hàng trực tuyến (Lazada, Shopee),...

4. Phần mềm dịch vụ khách hàng CrmViet
CrmViet là một trong những phần mềm chăm sóc khách hàng tự động được đánh giá cao nhất hiện nay với đầy đủ các tính năng quan trọng như quản lý danh sách người mua hàng, tự động gửi tin nhắn SMS, Email cho khách hàng, báo cáo doanh thu, tổng đài IP thông minh và có khả năng liên kết với kênh bán hàng Facebook.

5. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng AZ CRM 
AZ là phần mềm được nhiều chuyên gia khuyên dùng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn. AZ không hạn chế số lượng chi nhánh và người dùng tham gia nên có thể tạo thành một kho thông tin khổng lồ giúp công ty quản lý khách hàng hiệu quả. 

Các tính năng hàng đầu của phần mềm này đó là quản lý thông tin khách hàng, phân công nhiệm vụ cho nhân viên, quản lý công nợ và hợp đồng mua bán, gửi Email hay tin nhắn tự động vào những dịp quan trọng, tổng đài IP,...

6. Phần mềm dịch vụ khách hàng tự động CRM GetFly
getFly cũng là một trong những phần mềm quản trị quan hệ khách hàng có thể tương tác nhanh nhạy trên điện thoại cầm tay và tập hợp nhiều tính năng thời thượng nhất. Nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ rất ưa chuộng phần mềm này. Bộ tính năng hấp dẫn mà GetFly đang sở hữu bao gồm quản lý thông tin người mua chi tiết, gửi tin nhắn SMS và Email tự động, tổng đài VoIP, báo cáo giao dịch mua bán,...

Xem thêm: Các phần mêm chăm sóc khách hàng hiện nay

Lưu ý khi dùng phần mềm chăm sóc khách hàng tự động

Để quy trình chăm sóc, quản trị khách hàng tự động được diễn ra suôn sẻ và giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả, nhất định không thể bỏ qua những lưu ý quan trọng như sau:

• Thiết lập và cài đặt thời gian chăm sóc khách hàng hợp lý: Doanh nghiệp nên thiết lập thời gian vào những khung giờ khách hàng nghỉ giữa buổi, giải lao hay cuối tuần. Khả năng khách hàng xem tin nhắn vào những thời điểm này sẽ cao hơn vào những khung giờ khác hay ngày khác.
• Thường xuyên kiểm tra hoạt động của hệ thống: Kiểm tra hệ thống chăm sóc khách hàng thường xuyên để kịp thời phát hiện và khắc phục những thiếu sót nếu có. Ngoài ra có mặt kịp thời để giải quyết các thắc mắc hay khiếu nại phức tạp mà phần mềm tự động không thể xử lý được.
• Chủ động soạn thảo nội dung và kịch bản: Nội dung bên trong Email hay tin nhắn SMS phải thỏa mãn các yếu tố ngắn gọn, ít chữ nhưng cung cấp đầy đủ thông điệp, có xuống dòng, liệt kê rõ ràng, chi tiết để người xem có nhã hứng đọc tiếp. 

Kết luận

PharMarketing vừa chia sẻ đến quý vị những thông tin cơ bản về dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động đang được nhiều công ty ưa chuộng nhất hiện nay. Trong đó bao gồm các hình thức, tên phần mềm cùng một số lưu ý quan trọng không thể xem nhẹ nếu muốn hệ thống hoạt động hiệu quả. 

Xem thêm: Chăm sóc khách hàng đa kênh: Lợi ích, cách chăm sóc mang lại hiệu quả