Deadline là gì? 3 sai lầm hay mắc phải khi lập Deadline bạn nên biết!

Deadline là khái niệm phổ biến được dùng trong việc quản lý thời gian hoàn thành công việc. Liệu bạn đã hiểu chính xác về khái niệm này chưa? Trong bài viết này, PharMarketing sẽ giúp bạn hiểu rõ deadline là gì cũng như cách sử dụng nó hiệu quả trong công việc.

Deadline là gì? Chạy Deadline Là gì?

Deadline là cụm từ tiếng Anh dịch sang tiếng Việt có nghĩa là thời hạn kết thúc. Thuật ngữ này chỉ  khoảng thời gian hoàn thành công việc cụ thể được giới hạn ở một thời điểm nhất định nào đó. Deadline được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các ngành nghề nhằm thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ. Thời hạn hoàn thành này thường được ấn định một khoảng thời gian nhất định, và trở thành nỗi sợ đối với nhiều nhân viên.

Nhiều người hay sử dụng cụm từ “Chạy Deadline” nhằm ngụ ý nói những công việc được giao kèm theo thời gian cần hoàn thành. Nếu người thực hiện được giao công việc có deadline kèm theo mà không làm kịp thì phải cố gắng gấp rút hoàn thành khối lượng sao cho kịp thời gian đã được giao trước đó.

Ví dụ: Bạn được cấp trên giao công việc phải hoàn thiện 10 sản phẩm vào 17h chiều, tuy nhiên vì một lý do nào đó, tới 15h bạn vẫn còn tới 8 sản phẩm chưa làm xong, lúc này bạn phải cố gắng đẩy nhanh tốc độ để hoàn thiện trước 17h thì đây chính là bạn đang “chạy deadline” để hoàn thiện công việc được giao.

Phân biệt giữa “deadline” và “dateline”

Với cách viết gần tương đồng nhau, nhiều người thường nhầm lẫn giữa 2 khái niệm Deadline và Dateline. Tuy nhiên hai thuật ngữ này lại có ý nghĩa khác nhau hoàn toàn. Dưới đây là một số tiêu chí giúp bạn không nhầm lẫn giữa hai cụm từ này:

Nếu dateline được biết đến là khái niệm chỉ các mốc thời gian xảy ra một sự kiện nào đó thì deadline cho bạn biết thời hạn cần hoàn thiện/kết thúc một công việc. 
Qua đó cho thấy dateline là bước đầu người làm cần trải qua trước khi hoàn thành được deadline đề ra. 

Vai trò của Deadline trong công việc

Hiện nay, bất kỳ công việc nào cũng được ấn định rõ ràng deadline cần thực hiện. Điều này cho thấy thuật ngữ này đang dần khẳng định được vai trò cũng như tầm quan trọng của mình trong công việc, cụ thể như sau: 

Giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả

Thực tế trong quá trình làm việc, mỗi người sẽ có một cách sắp xếp thời gian thực hiện công việc khác nhau. Chính vì vậy deadline được đưa ra nhằm duy trì công việc đội nhóm hoàn thành đúng hạn, tránh các trường hợp nhân viên cố tình kéo dài thời gian hoàn thành mặc cho những nhân viên khác hoạt động tích cực.

Việc đặt ra deadline giúp cho nhân viên theo dõi được tiến độ công việc của mình, từ đó có thể sắp xếp và phân chia công việc, thời gian một cách phù hợp và khoa học nhất. Từ đó những kế hoạch được đề ra của doanh nghiệp cũng được hoàn thành đúng tiến độ dự án đề ra.

Tăng sự tập trung mục tiêu

Một trong những lợi ích quan trọng nhất khi xây dựng deadline chính là tăng sự tập trung công việc cho nhân sự. Nói giúp bạn kiểm soát năng lượng và khoảng thời gian làm việc của bạn một cách hiệu quả. 

Những deadline đề ra giúp nhân viên biết họ nên ưu tiên công việc gì trước, việc làm sau và tập trung hoàn thiện nó bớt phân tâm vào những vấn đề “râu ria” khác.

Và ngược lại, nếu một công việc không có deadline cụ thể, hầu hết chúng ta thường có xu hướng bị phân tâm khi những công việc khác có thể chen ngang. Lúc này, không chỉ kéo dài thời gian hoàn thiện công việc mà còn có thể làm giảm sút chất lượng và hiệu quả công việc. 

Nhanh chóng phát hiện các sai lầm trong công việc

Hầu hết các khoảng deadline được đưa ra cho nhân viên thường bao gồm thời gian suy nghĩ, thực hiện và rà soát lại công việc trước khi gửi đi kết quả cuối cùng. Nếu bạn làm việc theo deadline, nó sẽ giúp bạn phát hiện đáng kể các sai lầm phát sinh trong quá trình làm và điều chỉnh kịp thời trước khi mọi chuyện đi quá xa.

Cho phép bạn chấp nhận những thất bại nhỏ

Thông thường trong quá trình làm việc, bất kể ai cũng mong muốn mình có thể hoàn thành tốt nhất công việc đưa ra. Điều này không hề xấu, vì nó giúp bạn có mục tiêu cố gắng để phát triển tích cực hơn. Tuy nhiên đôi khi sự cầu toàn quá cũng có thể trở thành rào cản khiến bạn khó có thể đạt được mục tiêu đề ra. Có thể do nhiều yếu tố khác nhau, năng lực hoặc các tác động bên ngoài khiến mục tiêu này không đạt được. 

Khi không đạt được mục tiêu ban đầu đề ra, nhiều người thường xem đó là một công việc thất bại, đôi khi không tin tưởng vào chính năng lực của bản thân. Để nâng cao hiệu quả hơn, bạn hoàn toàn có thể tham khảo làm việc cùng deadline, để đưa ra những giới hạn thời gian chặt chẽ. Khi có thời hạn cần hoàn thành từng công việc, vô hình chung bạn đang đưa bản thân mình vào thời hạn đã đặt ra từ đó không ngừng cố gắng và điều chỉnh kết quả công việc của mình. 

Giúp bạn thành công hơn trong công việc

Khả năng hoàn thiện công việc đúng tiến độ đề ra hoặc sớm hơn sẽ là một thước đo giá trị để cấp trên đánh giá năng lực làm việc của bạn. Đây sẽ là những căn cứ giúp bạn nhận được những khoản lương, thưởng hàng tháng cũng như thăng tiến trong công việc. Không những vậy, kể cả trong cuộc sống,  việc thiết lập thời hạn cá nhân cũng là một chỉ báo quan trong quyết định đến sự thành công của bạn.

Các phương pháp giúp bạn chạy Deadline hiệu quả

Để hoàn thành công việc đúng deadline đưa ra, bạn cần rèn luyện và đưa ra cho mình một số kỹ năng được gợi ý sau đây:

Lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết

Yếu tố đầu tiên giúp bạn chạy deadline hiệu quả là thực hiện thói quen lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết. Vì thế, trong từng giai đoạn là việc, không chỉ có kế hoạch chung cho công việc mà bạn nên có kế hoạch cá nhân cho riêng bản thân mình. Bạn nên thiết lập kế hoạch về những công việc của mình và thực hiện nó theo mức độ quan trọng từ cao tới thấp.

Liên tục cố gắng với quyết tâm cao độ

Để hoàn thành được công việc hiệu quả, bạn cần luôn cố gắng và chinh phục nó với quyết tâm cao độ. Tự ý thức về tầm quan trọng của công việc và không ngừng phát triển mỗi ngày. Đây là yếu tố giúp bạn nổi bật giữa hàng ngàn nhân viên trong một doanh nghiệp. Sự nhiệt huyết giúp bạn đạt được thành công trong công việc. 

Đưa ra lượng thời gian hợp lý

Công việc nào cũng cần một khoảng thời gian vừa đủ để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc. Mọi công việc đề ra đều cần một khoảng thời gian phù hợp để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc. Bạn không thể đưa ra khối lượng công việc 30 ngày và lên kế hoạch sẽ thực hiện hoàn thành trong 3 ngày. Vì vậy hãy tính toán khoảng thời gian hợp lý để công việc được diễn ra đúng thời gian nhưng cũng tạo động lực để nhân viên có thể hoàn thành công việc được đề ra. 

Phân bổ đội ngũ và công cụ phù hợp với kế hoạch

Do đặc thù của từng công việc, mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm riêng trong công việc. Người quản lý trước khi đưa ra deadline cần tìm ra nhân sự, công cụ tối ưu nhất nên thực hiện công việc này. Nếu xác định đúng từ bước này, kế hoạch sẽ được hoàn thành đúng mục tiêu đề ra và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Những sai lầm hay mắc phải khi lập Deadline

“Chồng chéo” nhiều deadline vào với nhau

Một sai lầm nhiều người mắc phải khi lập deadline chính là xếp quá nhiều hạn hoàn thành cùng một lúc. Việc này sẽ khiến khối lượng công việc của bạn bị quá tải và khó hoàn thành các đầu việc đúng hạn. Hãy đặt các deadline theo thứ tự ưu tiên và hoàn thành lần lượt theo các lịch đã đề ra.

Deadline đưa ra ngoài khả năng

Nhiều người chưa suy nghĩ kĩ trước khi đặt ra hạn hoàn thành, deadline đưa ra cần phù hợp với khả năng hoàn thành để tránh tình trạng nhân sự bị quá tải công việc, gây ra tình trạng chán nản làm chậm tiến độ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân họ mà còn ảnh hưởng đến kết quả công việc chung giữa phòng ban và tổ chức.

Đặt deadline theo người khác

Năng lực và thời gian hoàn thành công việc mỗi người khác nhau, chính vì vậy bạn nên đặt ra deadline của chính mình thay vì copy của người khác. Những deadline dập khuôn này sẽ không giúp ích gì cho bạn, đôi khi còn khiến bạn bị trễ Deadline.

KẾT LUẬN

Trên đây là toàn bộ thông tin về Deadline là gì? Hy vọng những kiến thức PharMarketing mang lại trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để xây dựng kế hoạch deadline cho riêng mình. Chúc bạn thành công!