4 bước giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ KPI sang OKR hiệu quả nhất 

KPI và OKR là hai chỉ số quan trọng dùng để đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của một cá nhân, đội nhóm hay phòng ban. Tuy nhiên, chỉ số OKR được đánh giá là mang đến nhiều lợi ích hơn nhờ khả năng tăng sự tập trung và cảm hứng làm việc cho toàn bộ nhân viên. Do đó, hiện tại nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi từ KPI sang OKR. Trong bài viết này, hãy cùng PharMarketing tìm hiểu chi tiết về sự khác nhau giữa hai chỉ số này cũng như cách chuyển đổi tối ưu nhất nhé!

Sự khác nhau giữa KPI và OKR

KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số đo lường hiệu quả công việc của một cá nhân, bộ phận hay của cả một doanh nghiệp. KPI thường được thể hiện qua các số liệu cụ thể và là thước đo giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của một chiến lược. Đồng thời, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên so với mục tiêu đã đặt ra. 

OKR (Objective & Key Result) bao gồm Objective (mục tiêu) và Key results (kết quả then chốt cần đạt được). Đây là một phương pháp quản trị được triển khai với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý mục tiêu hàng quý/hàng năm. Với OKR, nhân viên và nhà quản trị sẽ cùng xây dựng một mục tiêu cụ thể và những kết quả then chốt cần đạt được để hiện thực hóa mục tiêu đó. 

Thông qua việc đặt tự đặt mục tiêu, nhân viên sẽ biết được mình cần phải làm gì và đạt được những gì trong thời gian tới. Nhà quản trị có thể khai thác tiềm năng của các nhân sự, đồng thời giúp họ làm việc sáng tạo và có mục tiêu hơn.

Như vậy, có thể thấy sự khác nhau cơ bản giữa KPI và OKR là:

• Mục đích: KPI thường được sử dụng với mục đích tập trung vào việc đo lường hiệu quả công việc. Còn OKR giúp nhân viên xác định các mục tiêu cần đạt được và những công việc cần thực hiện.
• KPI là chỉ số đo lường còn OKR thì không hẳn là như vậy: KPI là một con số rõ ràng cần đạt được nhưng không thể hiện cách làm thế nào để đạt được con số đó. Trong khi đó, OKR thể hiện rõ ràng vì sao mục tiêu này được thiết lập và cách để đạt được mục tiêu là gì. Ví dụ: Cùng là mục tiêu tăng trưởng kinh doanh lên 200%, nhưng đối với OKR các kết quả then chốt sẽ là: Tuyển thêm 3 nhân viên tư vấn, đẩy mạnh Google và TikTok Ads, tổ chức 2 chương trình khuyến mãi vào thời gian cao điểm…
• Thời gian: KPI thường cố định trong một khoảng thời gian dài còn OKR sẽ ngắn hạn hơn thường tính bằng quý.

Xem thêm: OKR và KPI: Sự khác biệt và cách sử dụng tối ưu nhất  

Các bước chuyển KPI sang OKR

Chuyển đổi từ KPI sang OKR là một quá trình cần nhiều thời gian và phải được thực hiện đúng quy trình, với đầy đủ các bước như sau:

Đưa ra mục tiêu

Với OKR, mục tiêu không phải là phương pháp đo lường, do đó không thể chuyển đổi bằng cách copy từ KPI. Để đặt mục tiêu đúng, bạn cần phải xem xét kỹ càng KPI và thiết lập vượt ngưỡng năng lực trong phạm vi có thể đạt được để tạo ra thử thách cho cá nhân. Điều này, sẽ tạo ra động lực để nhân viên trong doanh nghiệp nỗ lực làm việc và phát triển bản thân. 

Đưa ra các kết quả then chốt từ KPI

Sau khi xác định mục tiêu, bạn có thể đưa các số liệu từ KPI vào mô hình để thiết lập kết quả then chốt. Lúc này, bạn cần chỉ rõ kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần. Ví dụ: Làm việc với 5 nhà phân phối thay vì làm việc với các nhà phân phối.

Felipe Castro - chuyên gia về OKR đã đưa ra lời khuyên rằng: Mỗi mô hình OKR không nên có quá 10 kết quả then chốt để tránh bị quá tải. Con số này càng nhỏ thì càng dễ triển khai, do đó, lý tưởng nhất sẽ là từ 3 - 5 KPI cho một mục tiêu.

Xác định kết quả then chốt

Cách tốt nhất để xác định kết quả then chốt khi chuyển từ KPI sang OKR đó là sử dụng mô hình SMART - một phương pháp tối ưu để đánh giá các mục tiêu. 

Cụ thể với mô hình này, bạn sẽ cần đặt ra các câu hỏi như sau: 

• S (Specific) - Cụ thể: Các kết quả then chốt được đưa ra có cụ thể và dễ hiểu với từng cá nhân hay không?
• M (Measurable) - Có thể đo lường: Các kết quả then chốt có dễ dàng đo lường được mức độ thành công hay thất bại khi triển khai hay không?
• A (Achievable) - Tính khả thi: Kết quả then chốt đưa ra có thể đạt được khi triển khai trong trên thực tế không?
• R (Relevant) - Tính liên quan: Kết quả then chốt đã được thiết lập có quan trọng hay là điều bắt buộc để đạt được mục tiêu không?
• T (Time-bound) - Có thời hạn: Là thời gian bạn đặt ra để hoàn thành mục tiêu OKR. Thông thường, thời hạn của một mô hình OKR là 1 quý (4 tháng).

Sử dụng công cụ hỗ trợ giám sát triển khai

Trên thực tế, quá trình chuyển đổi từ KPI sang OKR không hề dễ dàng, đặc biệt trong thời gian đầu khi nhân sự trong doanh nghiệp đã quen thuộc với KPI. Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng công cụ hỗ trợ giám sát để kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của nhân viên và đánh giá hiệu quả công việc một cách khách quan nhất.

Ngoài ra, các công cụ cũng giúp nhân viên tự đánh giá được tiến độ thực hiện các kết quả then chốt và những công việc cần triển khai tiếp theo là gì. Các phần mềm hỗ trợ quản lý OKR hiệu quả được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay có thể kể đến như: Betterworks, MyOKR, VNOKRs, FOKR…

Kết luận

Có thể thấy, việc chuyển đổi từ KPI sang OKR là tất yếu để doanh nghiệp vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa tạo động lực làm việc cho toàn bộ nhân viên. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này sẽ mất một khoảng thời gian nhưng với sự trợ giúp của các công cụ quản trị hiện đại thì việc chuyển đổi có thể trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá khoa học kết hợp cả KPI và OKR. PharMarketing chúc bạn thành công.

Xem thêm: Top 7 lỗi thường gặp trong OKR mà doanh nghiệp dễ mắc phải