Workshop là gì? Các bước tổ chức một Workshop thành công

Hiện nay, thuật ngữ Workshop đã trở thành một khái niệm không còn xa lạ. Các buổi Workshop xuất hiện ngày một nhiều và mang lại những giá trị không nhỏ cho doanh nghiệp. Vậy chính xác workshop là gì? Mời bạn đọc cùng PharMarketing tìm hiểu ngay trong bài viết sau để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này nhé!

Workshop là gì? Khái niệm đầy đủ về Workshop tại Việt Nam.

Workshop là gì? 

Workshop được hiểu là một hoặc nhiều buổi thảo luận nhằm mục đích chia sẻ kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực cụ thể. Ở đó, diễn giả (speaker) sẽ lựa chọn chủ đề phù hợp để trao đổi, truyền đạt những kiến thức có ích đến người tham gia. 

Một buổi Workshop thường bao gồm 2 phần, bắt đầu bằng việc diễn giả trình bày về chủ đề chính, sau đó là phần tương tác hỏi đáp giữa các bên tham gia. Một workshop được tổ chức thường kéo dài từ 2 - 4 giờ tùy thuộc vào các yếu tố như: Chủ đề, Số lượng người tham dự, Mục tiêu workshop,...

Số lượng người tham gia cũng như quy mô không có giới hạn nhất định, điều này phụ thuộc vào kinh phí cũng như khả năng quản lý của đơn vị đứng ra tổ chức. 

Workshop tại Việt Nam.

Workshop ngày càng phổ biến với đa dạng đề tài như công nghệ thông tin, giải trí, y tế, giáo dục, marketing,... Ở Việt Nam, tổ chức Workshop đã dần trở thành hoạt động được nhiều doanh nghiệp áp dụng với mục tiêu tạo mối quan hệ gắn kết với khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung ứng,... Bên cạnh đó, các hoạt động này cũng được thường xuyên được tổ chức bởi các trường đại học hoặc các tổ chức phi chính phủ.

Nếu coi workshop như một chiến lược marketing thì đó sẽ là cơ hội tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng và quảng bá thương hiệu vô cùng hiệu quả.

Những yếu tố hình thành nên một Workshop hiệu quả

Một workshop hiệu quả sẽ là cầu nối gắn kết niềm tin, gia tăng sự thân thiết của các bên liên quan, đồng thời tạo ra các kết quả có giá trị trong tương lai. Để có một workshop thành công, ban tổ chức cần xác định rõ các yếu tố sau: 

• Xác định nhóm đại diện cho các bên liên quan
• Vạch rõ mục tiêu và chủ đề xuyên suốt cho buổi trò chuyện. 
• Lựa chọn phương thức tương tác hiệu quả
• Và quan trọng hơn hết là có một diễn giả có kỹ năng dẫn dắt tốt.
• Đảm bảo công tác hậu cần tổ chức workshop tốt
• Xác định nguồn tài trợ cho chương trình.

Lợi ích khi tổ chức Workshop.

Lợi ích cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, tổ chức Workshop là cách hiệu quả để thu hút khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư hay các đối tác kinh doanh. Trong các buổi thảo luận này, diễn giả có thể gỡ rối những bài toán khó mà khách hàng đang gặp phải từ đó lồng ghép đưa ra những giải pháp từ đơn vị mình. Ngoài ra, workshop cũng được nhiều công ty lựa chọn tổ chức nhằm mục đích quảng bá tên tuổi doanh nghiệp và tạo dựng niềm tin với người tham gia.

Lợi ích cho người tham gia

Khi tham gia workshop, đây là cơ hội để bạn học hỏi và thực hành cũng như giải đáp những vấn đề đang gặp phải. Ngoài ra tại đây, bạn sẽ được tiếp cận nguồn kiến thức mới mẻ phục vụ cho lĩnh vực kinh doanh của bạn. Thường những kiến thức thực tế này ít được mang tính sách vở và thú vị hơn khi được chia sẻ bởi những “người thầy” có kinh nghiệm và thành công nhất định. Không chỉ vậy, bạn còn có cơ hội trao đổi và học hỏi nhiều kiến thức từ những thành viên khác trong workshop. 

Một  lợi ích tuyệt vời nhất của workshop đối với cả doanh nghiệp và người tham gia là khả năng mở rộng mạng lưới networking cho bản thân. Có thể bạn sẽ gặp những người có chung mối quan tâm hay những đối tác tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh. Họ không chỉ mang đến những chia sẻ hay mà còn có thể là người trao cho bạn cơ hội hợp tác tuyệt vời trong tương lai. Ngược lại, thông qua hoạt động này, doanh nghiệp cũng có cơ hội kết nối với các đối tác kinh doanh mới tiềm năng.

Những hình thức tổ chức Workshop phổ biến.

Hiện nay Workshop được tổ chức theo 3 hình thức phổ biến sau đây: 

Workshop chia sẻ kiến thức

Nội dung kiến thức chia sẻ trong những buổi workshop này thường thuộc lĩnh vực được nhiều người quan tâm như khởi nghiệp, công nghệ thông tin, marketing hay tâm lý... Trong đó, diễn giả đóng vai trò vô cùng quan trọng, họ sẽ đưa một quan niệm hoặc vấn đề chưa có lời giải đáp xác thực để mọi người cùng bàn luận. Từ đó, họ sẽ truyền đạt kiến thức và đưa ra lời khuyên dựa trên chính uy tín, kinh nghiệm thực tế và thành công nhất định họ đã đạt được.

Workshop thiên về chia sẻ thực hành, quy trình

Đây thường là những buổi workshop trong lĩnh vực kỹ thuật, điện tử, thủ công mỹ nghệ, nghệ thuật hay tâm lý. Nhờ sự chỉ bảo của người hướng dẫn, người tham gia sẽ được thực hành làm ra sản phẩm hoặc một kỹ năng nào đó. 

Hình thức này đòi hỏi người hướng dẫn có chuyên môn và lành nghề. Bên cạnh đó, khâu chuẩn bị dụng cụ cơ bản để mọi người cùng thực hành cũng quan trọng không kém. Số lượng người tham gia thường bị giới hạn để đảm bảo các thành viên đều được hướng dẫn và thực hành một cách tốt nhất. 

Workshop với mục đích Marketing

Những buổi workshop với mục đích marketing thường được tổ chức với quy mô lớn nhằm quảng bá thương hiệu. Các doanh nghiệp hay nhãn hàng thường đầu tư rất nhiều cho loại hình này với số lượng người tham gia có thể từ vài trăm đến hàng ngàn người. Hình thức này đòi hỏi sự chuyên nghiệp cũng như đảm bảo về chất lượng nên các doanh nghiệp lớn thường cần sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài và nhà tài trợ để việc tổ chức workshop được thuận lợi.

Các bước tổ chức một Workshop thành công

Để buổi workshop diễn ra thành công đòi hỏi người tổ chức phải lên kế hoạch tỉ mỉ và theo dõi sát sao quá trình hoạt động. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu các bước để tổ chức một workshop thành công.

Chuẩn bị Workshop

Chuẩn bị kỹ lưỡng cho workshop đóng góp rất lớn đến sự thành công của sự kiện này. Dưới đây là những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi bắt đầu workshop:

• Xác định rõ mục tiêu cần đạt được cũng như chủ đề xuyên suốt hội thảo. 
• Xác định những bên liên quan cần tham gia.
• Tìm người điều phối, thư ký cũng như nhà tài trợ nếu cần. 
• Set-up khu vực tổ chức workshop như bàn ghế, máy chiếu, trang thiết bị cơ bản.
• Gửi kịch bản cho bên đối tác, khách mời tham dự (nếu có).
• Phát phiếu tham khảo phản hồi đến những người tham dự.

Xác định vai trò của các đối tượng tham dự Workshop

Để workshop diễn ra thành công cần phân công nhiệm vụ cụ thể và xác định vai trò của các đối tượng tham gia. 

• Sponsor (Nhà tài trợ)

Nhà tài trợ là người sẽ hỗ trợ cho buổi workshop về mặt kinh phí hay địa điểm tổ chức. Nhưng họ có thể không trực tiếp tham dự hay chịu trách nhiệm về kết quả của buổi workshop.

Ví dụ : Workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” diễn ra vào tháng 11/2017 do FACE tổ chức và được Toong Co-working space tài trợ.

• Facilitator (Người điều phối)

Họ là những người điều hành các hoạt động diễn ra trong workshop. Người điều phối sẽ lần lượt giới thiệu về mục đích tổ chức, hướng dẫn những người tham dự quy trình hoạt động cũng như giám sát toàn bộ phiên làm việc này.

Người điều phối buộc phải có mặt trong suốt quá trình diễn ra workshop, chính vì thế họ cần có khả năng bao quát cao, kỹ năng teamwork cũng như ứng biến nhanh nhạy trước mọi tình huống bất ngờ có thể xảy ra. 

• Note-taker (Người ghi chép)

Người ghi chép hay thư ký sẽ ghi chép lại toàn bộ quá trình diễn ra workshop, nằm lưu trữ những dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá và rút ra bài học kinh nghiệm sau chương trình. Một số phẩm chất cần có để họ hoàn thành công việc của mình: tập trung, truyền đạt hiệu quả, chủ động, sắp xếp khoa học, sáng tạo và biết lắng nghe.

• Timekeeper (Người giám sát thời gian)

Người giám sát thời gian giữ nhiệm vụ đảm bảo các hạng mục trong chương trình nghị sự của workshop hoạt động theo đúng khung giờ đề ra ban đầu. Họ chỉ ở vị trí “sau cánh gà” nhưng đòi hỏi sự sát sao về thời gian cũng như bao quát toàn bộ workshop. Một số công cụ cần có hỗ trợ cho công việc của họ là bản tóm tắt lịch trình, bút viết, đồng hồ và sổ ghi chép. 

• Participant (Người tham dự)

Họ là những người liên quan và có chuyên môn trong lĩnh vực liên quan đến chủ đề của workshop. Vai trò của họ là đóng góp quan điểm cũng như góc nhìn và lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, cùng thảo luận đưa ra kết quả cuối cùng. 

Tiến hành Workshop

Giống như các buổi thảo luận khác, khi bắt đầu người điều phối thường tuyên bố về mục đích của buổi workshop cũng như kết quả mong muốn đạt được.  Họ có thể dẫn dắt chương trình bằng những câu chuyện ngắn vui nhộn nhằm tạo không khí thoải mái và phá vỡ các rào cản trong giao tiếp cho mọi người. Và để hoạt động diễn ra thành công, người tổ chức cần đảm bảo các nguyên tắc sau: 

• Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của các cá nhân. 
• Thảo luận trên tinh thần vui vẻ, cầu thị.
• Đảm bảo giới hạn thời gian tránh ảnh hưởng đến các hoạt động khác. 
• Không bàn luận hay miệt thị người khác.
• Đưa ra sự đồng thuận với các quyết định khi kết thúc.

Trong suốt workshop, người điều phối có vai trò định hướng, tập trung bằng  cách theo dõi thường xuyên các hoạt động của phiên nhằm đảo bảo mục đích và kết quả đã đề ra.

Tổng kết workshop

Sau khi kết thúc, người điều phối hoàn thành các tài liệu liên quan và đưa chúng đến người tham dự. 

Workshop là một giải pháp nhằm đạt sự đồng thuận ở cách giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn, tạo điều kiện cho các bên liên quan tương tác, phối hợp và hiểu biết lẫn nhau. Việc tổ chức workshop cần lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng sao cho thuận tiện nhất cho người tham dự, bởi họ là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của workshop. 

Một số khái niệm Workshop phổ biến khác

Để hiểu thêm về workshop, bạn cần nắm bắt một vài khái niệm có liên quan dưới đây:

Training workshop là gì?

Training workshop có nghĩa là workshop đào tạo. Trong hình thức này người tham gia có thể chủ động tham gia hoạt động đào tạo hay huấn luyện thay vì ngồi nghe một cách bị động. Có 2 phân loại cho hình thức này: 

• Workshop chung cho mọi người tham gia. 
• Workshop được thiết kế riêng nhằm phục vụ mục đích riêng như huấn luyện, đào tạo một nhóm đối tượng cụ thể.

Cafe workshop là gì?

Đặc biệt hơn hình thức workshop thông thường, Cafe workshop được tổ chức tại các quán cafe, tại đây khách hàng đến để thưởng thức đồ uống và gặp gỡ những người có chung niềm đam mê cũng như trao đổi hiểu biết, kinh nghiệm về một chủ đề nào đó. Có thể là nghệ thuật, âm nhạc, ẩm thực, đồ cổ, trang trí nội thất hay decor nhà cửa,…

Một số quán cafe workshop nổi tiếng ở thành phố Hồ Chí Minh bạn đọc có thể ghé thăm như: THINK - Training Space (Think in a Box), Blank Bitexco hay The Workshop,...

Workshop online là gì?

Đây là hình thức workshop trực tuyến thực hiện thông qua Internet. Người tham gia sẽ sử dụng các thiết bị có thể kết nối internet như điện thoại, máy tính để trao đổi và giao lưu. Đây là phương án tối ưu đang rất được ưa chuộng trong thời điểm hiện tại nhờ sự nhanh gọn, linh động và mức chi phí tổ chức tiết kiệm hơn rất nhiều. 

KẾT LUẬN

Workshop là một hoạt động mang lại nhiều lợi ích cho cả đơn vị tổ chức và người tham gia. Hi vọng rằng những hoạt động mang lại nhiều ý nghĩa như vậy sẽ được phổ biến, nhân rộng và phát triển mạnh mẽ hơn tại Việt Nam. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết của PharMarketing!