PO (Purchase Order) là gì? 5 Lợi ích tuyệt vời mà PO mang lại cho doanh nghiệp 2022

PO là gì? PO (Purchase Order) là một từ viết tắt trong tiếng anh và được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực như bán hàng, công nghệ thông tin, viễn thông, bưu điện và nhiều các lĩnh vực khác nữa. Vậy chính xác thuật ngữ này được ứng dụng như thế nào trong Marketing, cùng PharMarketing tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

PO (Purchase Order) là gì?

PO là viết tắt của Purchase Order, được hiểu đơn giản là đơn đặt hàng. Nếu bạn làm trong các doanh nghiệp sản xuất lớn thì không xa lạ với khái niệm này. Trong đó, PO được người mua cung cấp cho bên nhà cung cấp để chấp thuận việc mua hàng. Đơn đặt hàng được xem là một hợp đồng chính thức giữa 2 bên.

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả số lượng của từng mặt hàng và các chi tiết khác như mẫu mã, màu sắc…. Bên cạnh đó, Purchase order cũng có kèm các điều khoản thanh toán và giao hàng. Mỗi đơn đặt hàng có mã số định danh duy nhất để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán và hồ sơ giao hàng.

Tác dụng của PO

PO là một chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó là một tài liệu được sử dụng để kiểm tra, xem xét liên quan đến đơn đặt hàng.

Ví dụ: Sau khi hợp đồng được ký kết, PO sẽ bao gồm số lượng sản phẩm, giá cả, các điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán và nhiều điều kiện khác giữa các bên. 

Thông thường, PO được sử dụng để giúp các dịch vụ và mặt hàng cung cấp hàng ngày được trao đổi thuận lợi hơn.  Đơn đặt hàng cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ đến các nhà cung cấp. Đây là giấy tờ chính thức về việc cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận chuyển liên quan đến việc giao hàng và tình trạng của việc giao hàng. Khi đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được hạch toán và nhờ đó bạn sẽ đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.

Trong trường hợp không có hợp đồng, PO cũng được xem là ràng buộc về mặt pháp lý. Tại thời điểm khi nhà cung cấp chấp nhận, PO sẽ trở thành một văn bản pháp lý. Ngoài ra, đơn đặt hàng là một yếu tố quan trọng sẽ giúp kiểm toán rõ ràng, bao gồm việc tạo đơn đặt hàng và xử lý chúng.

Ứng dụng của PO hiện nay

Hiện nay, PO đang được sử dụng rất nhiều trong các lĩnh vực hoạt động quản lý bán hàng khác nhau. Tuy nhiên, các ứng dụng phổ biến nhất là trong:

• Tìm kiếm nguồn hàng tiêu dùng.
• Tìm kiếm nguồn đầu vào tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh.
• Tìm kiếm nguồn gốc xuất xứ sản phẩm nhập kho.
• Tối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng PO (Purchase Order)

Một doanh nghiệp dù nhỏ hoặc tổ chức lớn đều sử dụng đơn đặt hàng vì nhiều lý do:

Đặt kỳ vọng rõ ràng

Đơn đặt hàng cho phép người mua làm rõ những gì họ muốn từ nhà cung cấp. Cả hai bên đều có thể sử dụng làm chứng từ nến giao dịch như mong đợi.

Giúp quản lý đơn hàng

PO cung cấp dịch vụ mua sắm, tài chính và vận chuyển về thời điểm giao hàng hoặc chờ xử lý, giúp theo dõi và quản lý đơn đặt hàng hiệu quả hơn.

Giúp lập ngân sách

Khi đơn hàng được tạo, người mua có thể tính khoản phí này vào trong ngân sách của công ty và giúp chi tiêu khôn ngoan hơn.

Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý

Trong trường hợp không có hợp đồng đặt hàng chính thức, nó có thể dùng như một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, sau khi được nhà cung cấp chấp nhận trước đó.

Giúp dễ dàng hơn trong việc kiểm toán

Kiểm toán viên thường tìm kiếm các chênh lệch tài chính của công ty để giải quyết. Do đó, việc quản lý và ghi PO cần được đảm bảo để kiểm toán viên thấy rằng doanh nghiệp chi tiêu phù hợp và hợp lý.

Đơn đặt hàng cũng là một chứng từ quan trọng đối với nhà cung cấp. Họ có thể sử dụng đơn đặt hàng để ra đơn hoặc xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn.

Phân biệt giữa hoá đơn (invoice) và Đơn đặt hàng (Purchase Order) trong doanh nghiệp

Trên thực tế, hai khái niệm Invoice và PO mang ý nghĩa hoàn toàn khác biệt:

Giống nhau

PO và hóa đơn invoice đều ràng buộc về mặt pháp lý. Cả hai nhà cung cấp và người mua đều phải làm đúng như thỏa thuận. Ngoài ra, thông tin chi tiết của cả hai tài liệu đều đầy đủ như thời hạn thanh toán và thông tin người mua, người bán, tổng số tiền, thời hạn thanh toán.

Khác nhau

Có một số khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn, bao gồm:

• Đơn đặt hàng sẽ được chuẩn bị bởi người mua khi đặt hàng các sản phẩm và dịch vụ. Trong khi hóa đơn do người bán lập để thanh toán cho việc bán hàng hóa và dịch vụ.
• PO sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Hóa đơn gửi đến người mua.
• Purchase order phải liệt kê chi tiết về thời gian giao hàng. Còn hóa đơn chỉ cần: điều khoản thanh toán, giá trị đơn hàng.
• Đơn đặt hàng sẽ được tạo khi người mua muốn đặt hàng. Hóa đơn được tạo sau khi người mua đã thanh toán đủ số tiền cho người bán.
• PO bắt buộc phải ghi rõ các thông tin chi tiết như hợp đồng mua bán sản phẩm. Hóa đơn thường chỉ được sử dụng để xác nhận việc bán hàng cho người mua.

Quy trình sử dụng PO đơn giản trong bán hàng

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua sắm mà PO sẽ khác nhau. 

Tuy nhiên, quá trình sử dụng và tạo đơn thường tuân theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Người mua quyết định mua sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp.
• Bước 2: Bộ phận mua hàng gửi lệnh xuất PO cho người bán và bắt đầu quá trình mua hàng.
• Bước 3: Người bán sẽ nhận đơn hàng và xác nhận với người mua có thể đáp ứng các điều kiện của đơn hàng hay không. Nếu người bán không thể thực hiện yêu cầu của người mua, đơn đặt hàng sẽ bị hủy.
• Bước 4: Nếu người bán xác nhận giao dịch, người mua sẽ chuẩn bị đơn hàng theo số lượng đặt hàng theo tồn kho hoặc kế hoạch sản xuất, để đảm bảo khả năng cung cấp sản phẩm đúng lịch trình.
• Bước 5: Sau khi sản xuất đủ đơn hàng, người bán có thể yêu cầu đơn vị giao hàng - bộ phận hậu cần hỗ trợ giao hàng thông qua PO do người mua gửi.
• Bước 6: Người bán lập hóa đơn bán hàng sử dụng số PO đảm bảo chính xác rồi gửi đến người mua. Giúp khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng nhanh chóng.
• Bước 7: Sau khi kiểm tra sản phẩm, người mua sẽ tiến hành thanh toán cho người bán.

Cách để quản lý PO hiệu quả trong doanh nghiệp

Đơn đặt hàng là một trong những chứng từ quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy quản lý đơn đặt hàng là một nhân tố quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh khi làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý nhà cung cấp của doanh nghiệp bạn. Danh sách các nhà sản xuất và nhà cung cấp nguồn cung ứng cần đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và phù hợp. Điều này sẽ cho phép lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng và chính xác nhất.
• Hạn chế các chi phí liên quan bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để tăng cường hàng tồn kho, bao gồm tách nhiều giao dịch mua hàng riêng biệt.
• Điều chỉnh hệ thống mua hàng giúp kiểm soát chi phí, đồng thời ngăn chặn việc quản lý tài chính yếu kém. Sử dụng quy trình phê duyệt phù hợp sẽ giúp bạn tránh mua các sản phẩm không cụ thể, đặc biệt là trong trường hợp thiết lập đơn hàng trùng lặp cho cùng một sản phẩm.
• Đưa ra các đề mục đánh giá kiểm tra và đảm bảo chất lượng để giúp duy trì thông tin chính xác về đơn đặt hàng. Từ đó bạn có thể tránh những sai sót và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều chứa thông tin quan trọng như chi tiết mua hàng, giá cả, giao hàng, thuế.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ. Hồ sơ phải được lưu trữ đúng cách để giảm nhầm lẫn và mất mát, đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
• Quy trình hủy đơn hàng phải rõ ràng. Khi việc hủy đơn đặt hàng phải được lập thành văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan và phê duyệt có chữ ký, đơn hàng đã hủy sẽ được lưu giữ cùng với các tài liệu liên quan.

Tác dụng PO là gì đối với nhà bán lẻ? Đối với các nhà bán lẻ, đơn đặt hàng sẽ được xử lý nhanh chóng trong phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.

Phần mềm bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và giám sát tất cả quá trình từ đặt hàng đến nhập kho. Ngoài ra, nó quản lý hồ sơ các nhà cung cấp, khoản phải trả, chịu trách nhiệm tính giá thành sản phẩm nhập và thanh toán đúng hạn.

Ngoài ra, dựa trên báo cáo bán hàng của phần mềm, bạn có thể đánh giá hiệu quả của từng sản phẩm. Sau đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lập kế hoạch vận chuyển chính xác.

Một vài khái niệm khác của PO

Ngoài khái niệm PO là gì ở trên, thì PO dưới đây còn có các nghĩa khác như:

PO trong bưu chính viễn thông

Nhiều bạn làm trong ngành bưu chính viễn thông thì không xa lạ khái niệm P.O. box là gì? Vì PO này liên quan đến giao dịch như biên nhận hoặc vận chuyển hàng hóa và thư.

PO trong thanh toán

Po hay Payoneer trong lĩnh vực thanh toán là thẻ cho phép người dùng rút tiền từ tài khoản Paypal, với các dịch vụ ghi nợ, thanh toán, chuyển khoản, giao dịch thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến…

PO trong ngành vận tải

PO  ở đây cũng là đơn đặt hàng. Nhưng nó là một hình thức kèm hợp đồng mua bán với đặc điểm sau:

• Giá trị lớn
• Thương vụ đầu tiên và không có nhiều thông tin về đối tác
• Không có sự tin tưởng từ các doanh nghiệp.
• Liên quan đến đấu giá vận chuyển.
• Giao dịch chuỗi (liên quan đến các nhà cung cấp và giao dịch dài hạn).

PO trong y học

Trong y học, Po hoặc P.O là viết tắt của Per os chỉ các loại thuốc qua đường uống.

Kết luận
Trên đây là tất cả thông tin về PO là gì? Thông qua bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng bạn đọc sẽ nhận được nhiều thông tin mới mẻ về PO như PO là gì trong kinh doanh, bán hàng để biết thêm về kiến thức thú vị này!

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng chiến lược sản phẩm hiệu quả cho doanh nghiệp chỉ với 5 bước