Hệ thống DMS là gì? Cách khai thác tối ưu hiệu quả hệ thống DMS?

Cùng với sự bùng nổ của công nghệ 4.0, DMS ra đời và nhanh chóng trở thành giải pháp tối ưu cho hoạt động phân phối hàng hóa của các doanh nghiệp. Vậy hệ thống DMS là gì? Và phải làm sao để có thể sử dụng giải pháp này một cách hiệu quả nhất? Cùng PharMarketing tìm hiểu về DMS trong bài viết này nhé!

DMS là gì? Giải pháp DMS là gì?

DMS được viết tắt từ “Distribution management system” với ý nghĩa là Hệ thống quản trị kênh phân phối. Trong đó DMS sử dụng hệ thống máy tính và phần mềm để quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình phân phối sản phẩm ra thị trường. 

DMS cho phép nhà quản trị theo dõi toàn bộ diễn biến của tất cả các hoạt động diễn ra trên kênh phân phối như: Công việc của nhân viên bán hàng, Kiểm soát hàng tồn, Tự động hóa bán hàng, Lượng hàng hóa biến động mỗi ngày, Chương trình bán hàng,...

Với việc ứng dụng các nền tảng công nghệ hiện đại, DMS giúp doanh nghiệp tháo gỡ bài toán quản trị kênh phân phối, cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, loại bỏ những tình trạng cạn kiệt hàng hóa hay tồn kho quá mức,... DMS cũng là công cụ giúp nhà quản trị theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong quá trình phân phối hàng hóa.

Khó khăn của doanh nghiệp khi chưa có giải pháp DMS?

Trước khi có sự xuất hiện của DMS, các nhà sản xuất cũng như đơn vị phân phối gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động trên các kênh phân phối. Đặc biệt khi nhu cầu về sản phẩm tăng cao, các kênh phân phối trở nên đa dạng, phức tạp, nhà quản trị rất khó để điều phối hiệu quả quá trình lưu thông hàng hóa.

Một số trở ngại lớn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi chưa sử dụng DMS trong quản trị kênh phân phối như: 

• Không kiểm soát chính xác năng suất làm việc của nhân viên bán hàng.
• Tốn thời gian và nguồn lực cho việc tổng hợp những báo cáo thống kê và dễ dàng sai sót trong quá trình tính toán, kiểm kê hàng hóa. 
• Lượng hàng tồn kho không được theo dõi thường xuyên dẫn đến việc thiếu hụt hoặc ứ đọng hàng tồn. 
• Nhà quản trị không nắm rõ được thông tin và tiến độ thực hiện của các chương trình bán hàng như các hoạt động khuyến mãi, xúc tiến thương mại,...
• Khó nắm bắt các thông tin về khách hàng, từ đó không thể đưa ra các giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả. 
• Chậm trễ trong việc nắm bắt các biến động, sự cố xảy ra trong hệ thống phân phối.

Ngoài ra, còn có rất nhiều rủi ro khi sử dụng các biện pháp thủ công truyền thống trong việc quản trị kênh phân phối, gây thiệt hại không nhỏ đến các nguồn lực của doanh nghiệp.

Những lợi ích hệ thống DMS mang lại cho doanh nghiệp

Với việc ứng dụng các nền tảng công nghệ hiện đại, hệ thống DMS tạo nên rất nhiều tiện ích cho doanh nghiệp nói chung và kênh phân phối nói riêng:

Tiết kiệm chi phí

Với các biện pháp thủ công trước đây, doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí và nguồn lực cho một số hoạt động như: Thống kê và lập báo cáo, Theo dõi các từng nhà phân phối, Chi phí thiệt hại hàng tồn kho hay thiếu hụt hàng hoá, chi phí cho đội ngũ nhân sự quản trị kênh phân phối,... Những hoạt động này còn chiếm rất nhiều thời gian mà vẫn không thể mang lại hiệu quả tốt. 

DMS cho phép doanh nghiệp tiến hành tự động hóa các công việc trên với tốc độ thực hiện nhanh chóng mà vẫn đem lại độ chính xác cao. Qua đó doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng lớn ngân sách cho chi phí nhân lực, vật lực khi dùng DMS. Ngoài ra, DMS cũng giúp bạn kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh, hạn chế rủi ro thất thoát.

Đo lường hiệu quả công việc một cách dễ dàng

Với DMS, doanh nghiệp không cần trực tiếp đến các địa điểm phân phối hay kho vận để kiểm tra tiến độ các công việc. DMS cho phép bạn kiểm soát toàn bộ các tuyến phân phối qua GPS, các hoạt động đi tuyến được cập nhật kịp thời và liên tục trên DMS giúp theo dõi sát sao thực trạng của các tuyến hàng. 

Hiệu quả công việc của đội ngũ bán hàng cũng thường xuyên được thể hiện trên hệ thống này với đầy đủ các chỉ tiêu như doanh số, doanh thu, đơn hàng của Nhân viên Sale, đơn hàng từ các chủ điểm bán,... Bạn có thể dễ dàng thống kê, đo lường và đánh giá hiệu quả bán hàng của đội ngũ Sale và các địa điểm phân phối thông qua DMS.

Ngoài ra, công cụ này còn giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thực hiện của các chương trình xúc tiến bán hàng như khuyến mãi, đổi thưởng,... tại từng điểm bán.

Nâng cao hiệu quả bán hàng của nhân viên

Với những đo lường trên, DMS giúp đánh giá hiệu quả làm bán hàng của nhân viên và nhận ra những vấn đề tồn đọng trong hoạt động phân phối. Qua đó, doanh nghiệp có những căn cứ cụ thể để cải tiến quy trình bán hàng, thúc đẩy nhân viên gia tăng hiệu quả làm việc. Ngoài ra, DMS cũng có thể thiết lập các chỉ tiêu kinh doanh cho đội ngũ nhân viên bán hàng, tạo động lực làm việc hiệu quả hơn.

Phát hiện cơ hội bán hàng

Các ứng dụng trong DMS cho phép doanh nghiệp phân tích độ bao phủ của các điểm phân phối, theo dõi các tuyến bán hàng cụ thể. Bản đồ nhiệt giúp bạn đánh giá khả năng phủ hàng hoá trên từng khu vực từ đó phát hiện ra những vùng thị trường mới có tiềm năng cao.

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Việc quản trị kênh phối bằng các biện pháp thủ công khiến nhân viên phải tốn rất nhiều thời gian trong việc thống kê từng con số và liên hệ hoặc đến tại các điểm phân phối mới có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc. DMS tự động hoá toàn bộ những quá trình này, bạn không cần mất thời gian cho việc nhập từng dữ liệu, thu thập và tính toán các chỉ số một cách thủ công. 

Những đối tượng nào nên sử dụng DMS

DMS được khuyến khích sử dụng trong mọi doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị phân phối. Đặc biệt với những doanh nghiệp có các đặc điểm dưới đây, việc sử dụng DMS lại càng quan trọng hơn hết:

• Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và phân phối có có mô hình phân phối phức tạp với nhiều kênh phân phối đa dạng, khó kiểm soát. 
• Doanh nghiệp cho phép các điểm bán hàng tham gia vào hệ thống phân phối, trực tiếp đặt hàng hóa từ nhà sản xuất, đồng bộ hoá các chương trình bán hàng trên từng điểm bán.
• Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên bán hàng cần thường xuyên đi thị trường, muốn theo dõi và đo lường hiệu quả làm việc của đội ngũ này.
• Doanh nghiệp đang thực hiện quản trị kênh phân phối bằng các biện pháp thủ công, giấy tờ.

Nhìn chung, DMS không giới hạn về quy mô và loại hình doanh nghiệp có thể áp dụng. Giải pháp này có tính ứng dụng rất cao và đêm lại hiệu quả cho hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.

Chọn nhà cung cấp giải pháp DMS phù hợp

Là một trong những giải pháp mà các nhà quản trị quan tâm hàng đầu hiện nay, DMS được rất nhiều đơn vị thiết kế và cung cấp ra thị trường. Tuy vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp hệ thống DMS doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố sau:

• Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp có thể được đánh giá khái quát dựa trên một số yếu tố như Doanh thu, Số lượng điểm bán, Số lượng nhân sự,... Những yếu tố này sẽ giúp bạn lựa chọn hệ thống
• DMS phù hợp với số lượng user và dữ liệu cần kiểm soát.
  Ngân sách cho việc sử dụng DMS: Điều này tùy thuộc vào các mục tiêu quản trị kênh phân phối cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bạn cần cân đối giữa hai yếu tố giá cả và chất lượng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
• Khả năng quản lý các hoạt động của DMS: Cần xác định rõ các yếu tố cần quản trị, theo dõi, đánh giá và đo lường trong kênh phân phối của doanh nghiệp. Từ đó, bạn cần lựa các hệ thống DMS có đủ khả năng để thực hiện những chức năng này.
• Thao tác dễ dàng, quy trình tối ưu chính xác: Yếu tố này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, không phụ thuộc quá nhiều vào đội ngũ kỹ thuật trong quá trình sử dụng DMS. Đồng thời, việc đào tạo nhân viên mới cũng sẽ đơn giản hơn.
• Các chính sách CSKH: DMS là một nền tảng công nghệ, vì vậy doanh nghiệp có thể gặp phải những lỗi kỹ thuật hoặc muốn cập nhật các tính năng mới trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp có khả năng chăm sóc khách tốt, nhanh chóng hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh.
• Các chính sách CSKH: DMS là một nền tảng công nghệ, vì vậy doanh nghiệp có thể gặp phải những lỗi kỹ thuật hoặc muốn cập nhật các tính năng mới trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp có khả năng chăm sóc khách tốt, nhanh chóng hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh.

KẾT LUẬN

Ngày nay, DMS là một trong những giải pháp không thể thiếu trong việc quản trị kênh phân phối. Việc ứng dụng DMS mang lại rất nhiều tiện ích cho các doanh nghiệp. Hi vọng rằng, với những kiến thức trên PharMarketing đã mang lại cho bạn cái nhìn chính xác nhất về DMS! Hãy lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một hệ thống DMS phù hợp nhất nhé!