WIP là gì? Mách bạn 3 lỗi thường gặp trong WIP

Theo số liệu thống kê từ trang Keywordtool.io, hơn 508000 lượt tìm kiếm về thuật ngữ “ WIP”.  Đây là một khái niệm rất quan trọng, thường được sử dụng phổ biến trong ngành kế toán và sản xuất. Vậy Wip là gì? Trong bài viết này, PharMarketing sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cơ bản về WIP và những ứng dụng thú vị của nó!

WIP là gì? Khái niệm về Work in process

WIP viết tắt của Work-in-progress dịch sang Tiếng Việt nghĩa là những công việc đang thực hiện. Đây là một thuật ngữ chỉ công việc đang trong tiến độ thực hiện hoặc chưa hoàn thành. Một số lĩnh vực thường áp dụng thuật ngữ này như thiết kế, thi công xây dựng, sản xuất hàng hóa dài hạn. Đặc thù của những công việc này là cần thời gian lâu dài để hoàn thiện, không thể thực hiện nhanh chóng trong một thời gian ngắn được.

Ngoài ra, Work-in-process là một thuật ngữ thường được dùng trong quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng để mô tả những hàng hóa hoặc thành phẩm đang chờ hoàn thành. Những sản phẩm này thường mất một khoảng thời gian lớn để chuyển từ nguyên liệu thô ra thành phẩm nhất định. WIP còn được biết đến như một phần của tài sản tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Những chi phí này sẽ được chuyển tiếp vào tài khoản hàng hóa thành phẩm và cuối cùng đi vào chi phí bán hàng.

Một số thuật ngữ khác của WIP

• Work in place: Địa điểm làm việc.
• Workcentre information package: Được hiểu là những bộ thông tin về người lao động. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực hành chính nhân sự và bán hàng.
• Work in Process: Công việc đang trong tiến độ thực hiện, chưa hoàn thành.
• Wartime Intelligence Plan: Nghĩa là chiến lược tình báo trong thời chiến, đây chính là việc lập phương án tình báo như tình báo kế hoạch, tình báo chiến thuật, chiến dịch hay tình báo kinh tế.

Vai trò và tầm quan trọng của WIP trong doanh nghiệp

Nhìn chung việc thiết lập và đặt giới hạn cho WIP giúp doanh nghiệp đạt được những điều sau đây:

• Đảm bảo sản phẩm sẽ mang lại lợi nhuận tối đa
• Tối ưu hóa chi phí
• Quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên và dự án để thu về lợi nhuận cao
• Giúp công ty đưa ra những quyết định sáng suốt liên quan đến doanh nghiệp

Hiểu được WIP là gì, đặt giới hạn WIP có thể giúp chúng ta ngăn chặn vấn đề giảm hiệu suất công việc. Hiện nay nhiều người tin rằng họ có thể làm nhiều việc cùng một lúc . Nhưng trên thực tế, việc chuyển giao một công việc dở dang từ người này sang người khác gặp rất nhiều khó khăn. Tập trung giải quyết vấn đề ban đầu luôn là sự lựa chọn tốt hơn so với việc bắt đầu thêm một công việc khác và tiếp tục không hoàn thành nó.

WIP giúp các nhà quản lý nhìn nhận ra khu vực đang bị quá tải công việc hoặc quá nhàn rỗi. Từ những lỗ hổng này, quản lý sẽ điều chỉnh để kế hoạch chung thực hiện theo đúng định hướng ban đầu đề ra.

Đứng từ phía nhân viên, việc đặt giới hạn cho họ phải hoàn thiện nhiệm vụ nào đó trong một thời gian nhất định sẽ giúp công việc diễn ra đúng tiến độ, không còn tình trạng tự ý chuyển sang một nhiệm vụ mới khi công việc vẫn còn dang dở nữa. WIP sẽ giúp hạn chế nhảy việc hơn, các nhân viên sẽ phải kiểm tra lý do tại sao nhiệm vụ hiện tại không thể tiếp tục được thực hiện. Sau khi đã tiến hành nghiên cứu và phát hiện ra các nguyên nhân sâu xa, nhân viên cùng trưởng bộ phận nên tập trung vào tìm kiếm các giải pháp phù hợp và hoàn thành nhiệm vụ kịp thời, đảm bảo dòng chảy công việc được liên tục diễn ra mượt mà.

Ngoài ra, WIP cũng đóng vai trò rất quan trọng trong việc đo lường tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành trên tổng giá trị hợp đồng, từ đó biết được doanh thu kiếm được kể từ đầu dự án đến nay. Số dư trong tài khoản WIP thể hiện tổng giá trị hàng tồn kho bán thành phẩm vào thời điểm ngày kết thúc của kỳ báo cáo. Việc này thường được duy trì tính toán tại các doanh nghiệp lớn để kiểm soát tình trạng hàng tồn kho của họ.

Những lỗi thường gặp trong WIP

Một lỗi phổ biến khác của WIP là thời gian kết toán chi phí nội bộ của bạn. Nếu bạn thường xuyên cập nhật WIP hàng quý, nhưng kế toán chỉ thêm chi phí gián tiếp cho các dự án hàng năm thì mức lợi nhuận dự kiến sẽ bị giảm mạnh vào cuối năm. Điều này sẽ ảnh hưởng tới số tiền lãi cuối năm. Nếu số lãi này không đạt kỳ vọng như mong đợi sẽ ảnh hưởng tới vị thế công ty và kỳ vọng của các cổ đông về lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp.

Có một số yếu tố nữa dẫn đến nhầm lẫn WIP là do lỗi của con người. Những sai lệch về con số, thông tin có thể khiến cho vai trò của công cụ này bị giảm thiểu không nhỏ, ảnh hưởng đến uy tín và niềm tin của các cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Ngoài ra, những sai lầm văn thư nhỏ cũng có thể dẫn đến sự khác biệt lớn, vì thế chúng ta không được bỏ qua chúng. 

Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp thường chỉ có một tài khoản WIP để theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất trong công ty. Điều này có thể gây khó khăn cho bộ phận kế toán khi đánh giá WIP. Bởi lẽ, các chu trình sản xuất có thể diễn ra ổn định nhưng hiệu quả đem lại trong mỗi giai đoạn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Work in process và các cách hiểu theo từng ngành nghề

Trước đây, khái niệm WIP được sử dụng rộng rãi trong các ngành như thi công, thiết kế sản phẩm. Tuy nhiên hiện nay work in process đã được áp dụng ở nhiều ngành nghề khác nhau. Với mỗi lĩnh vực, WIP sẽ được hiểu theo nghĩa chuyên biệt như:

Work in process (WIP) và hàng tồn kho

Hàng hóa được sản xuất qua nhiều giai đoạn khác nhau từ nguyên liệu thô đến cấu thành sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên không phải lượng sản phẩm lúc nào cũng được bán hết ra thị trường, mỗi doanh nghiệp sẽ luôn tồn động số hàng tồn kho nhất định. 

Lượng hàng tồn có thể là do lỗi phía sản xuất, cũng có thể là chiến lược tung sản phẩm. Dù là lí do gì, thì các bộ phận có trách nhiệm luôn phải kiểm kê lại hàng tồn kho để tìm ra phương án phân phối ra thị trường. Quá trình này được hiểu là giai đoạn tồn đọng của hàng hóa tại kho lưu trữ.

WIP đối với thành phẩm

WIP là hàng hóa đang trong quá trình thực hiện và chưa hoàn thành.  Thuật ngữ này  liên quan đến mọi thứ trước khi hoàn thiện sản phẩm như quá trình lắp ráp, đóng gói, tìm kiếm nguyên liệu,.. Nhờ có chỉ số này mà các nhà quản lý có thể theo dõi được tiến độ thực hiện sản phẩm, từ đó nâng cao năng suất để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên không có khái niệm tuyệt đối giữa WIP và thành phẩm bởi thành phẩm của công ty này đôi khi là nguyên vật liệu của các công ty khác.

Work in process (WIP) với nguyên liệu sản xuất

Trong ngành xây dựng , Work in process được biết đến với nguyên liệu sản xuất . Nguyên liệu ở đây có thể là nguyên liệu thô hoặc đã được chế tác bởi các đơn vị khác bằng quá trình sản xuất, sử dụng công cụ, máy móc, nhân công trước khi tạo ra thành phẩm

Đặc thù trong ngành xây dựng, các công trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn khác nhau như giai đoạn trên bản vẽ, chuẩn bị nguyên vật liệu, hay máy móc đều được xem như một phần của WIP. Những phần này được con người vận hành để thực hiện trong từng giai đoạn cho đến khi hoàn thành.

KẾT LUẬN

Trên đây là tất cả những thông tin về WIP mà PharMarketing đã tổng hợp để gửi tới bạn. Hy vọng bạn nắm bắt được các kiến thức và áp dụng WIP vào đúng ngữ cảnh, nội dung bạn thực hiện. Hẹn gặp lại bạn trong những số Blog tiếp theo!