Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng truyền thông nội bộ chuẩn nhất 2022

Truyền thông nội bộ là một trong những phương tiện hữu ích xây dựng và gắn kết mối quan hệ giữa các nhân viên trong tập thể. Thấu hiểu chính xác về “truyền thông nội bộ là gì” giúp bạn thiết lập một môi trường làm việc thân thiện, thúc đẩy mỗi cá nhân nỗ lực vì lợi ích chung. Trong bài viết này, PharMarketing sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng truyền thông nội bộ tốt nhất. 

Truyền thông nội bộ là gì? 

Truyền thông nội bộ (Internal communications) là tập hợp các hoạt động thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tích cực giữa các nhân viên trong một doanh nghiệp. Đây là phương tiện quan trọng giúp phản ánh những kỳ vọng, thông điệp của ban lãnh đạo xuống cấp dưới. 

Có thể dễ dàng nhận thấy nếu một tổ chức không có cách truyền thông tốt sẽ gây ra nhiều bất đồng, chia rẽ trong nội bộ. Qua đó, ảnh hưởng không ít đến hiệu suất và tinh thần làm việc của tất cả mọi người. 

Trong thời kỳ phát triển kinh tế hiện nay, các công ty phải đối mặt với nhiều thách thức từ thị trường, đối thủ cạnh tranh. Do đó, việc truyền tải, công khai các mục tiêu chung, định hướng của doanh nghiệp cần được triển khai trên mọi phương tiện nội bộ như bản tin, tạp chí nội bộ, email, v.v. Khi mỗi nhân viên đều hiểu rõ mình cần làm gì và phải làm gì sẽ thúc đẩy sự tự giác, chủ động cống hiến hơn trong công việc. 

Vai trò của truyền thông nội bộ 

Việc chú trọng và triển khai nhiều chiến dịch xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích quan trọng trên hành trình phát triển công ty như sau:

Định hình cho nhân viên về giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ có vai trò truyền tải những thông điệp, mục tiêu, giá trị của tổ chức đến các nhân viên. Qua đó, họ sẽ là những nhân tố lan tỏa rộng rãi những điều này trong và ngoài doanh nghiệp.

Mặt khác, truyền thông nội bộ cũng cần thường xuyên giám sát những thay đổi trong hoạt động nghiên cứu, sản xuất và kinh doanh của công ty để kịp thời phổ cập, thông báo lên các kênh truyền thông nội bộ. Nhờ vậy, mọi nhân viên đều nắm bắt được tình hình, có những kết nối, trao đổi nhanh chóng trong trường hợp có vấn đề hoặc thắc mắc. 

Truyền tải thông tin tường minh, rõ ràng

Mọi thông tin khi được truyền thông nội bộ đều được công khai, minh bạch giúp tất cả mọi người đều cập nhật tin tức đầy đủ, xác định chính xác vai trò, nhiệm vụ của mình.

Song song đó, hoạt động này là hình thức để các phòng ban, bộ phận biết được tình hình chung của công ty, nhất quán về quy trình làm việc, không xảy ra các mâu thuẫn, bất đồng trong nội bộ. 

Tạo cơ hội gắn kết tập thể 

Khi một tập thể không có bí mật, mọi công việc đều được công khai, rõ ràng với nhau sẽ không gây ra những hiểu lầm, nghi ngờ tiêu cực. Như vậy, mọi người đều đồng lòng, gắn kết và yêu thương lẫn nhau, tạo nên môi trường làm việc thân thiện, thoải mái. 

Văn hóa công sở tích cực góp phần tạo nên lợi thế cho doanh nghiệp, tập thể cùng phấn đấu vì mục tiêu chung, sẵn sàng chia sẻ, hỗ trợ nhau để phát triển. 

Củng cố mối quan hệ thân thiết, tích cực với nhân viên

Như đã đề cập ở trên, truyền thông nội bộ hiệu quả là một trong những cách thức xây dựng môi trường làm việc thân thiện, tích cực. Bất kỳ ai cũng đều hy vọng được sống và làm việc trong một tập thể chan hòa, vui vẻ, có định hướng, cơ hội phát triển rõ ràng. 

Mỗi nhân viên sẽ chủ động, nhiệt huyết hơn với các nhiệm vụ được giao, mong muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Hơn thế nữa, họ sẵn sàng giới thiệu đến cho bạn bè và quảng bá những ưu điểm của công ty đến với cộng đồng. 

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai 

Với những vai trò, lợi ích to lớn của truyền thông nội bộ, mỗi doanh nghiệp cần phải có sự phân công, thống nhất bộ phận chịu trách nhiệm cho các công tác này. Vậy Phòng ban hành chính nhân sự hay phòng PR sẽ đảm nhận các nhiệm vụ này?

Trên thực tế, công việc chính của phòng PR là nghiêng về phát triển công tác truyền thông đạt hiệu suất cao nhất. Trong khi đó, bộ phận hành chính nhân sự chuyên về quan tâm, quản lý nhân sự trong công ty cũng như giải quyết các vấn đề đời sống tinh thần, vật chất, các nhu cầu, cảm xúc chung của con người. 

Sau khi lắng nghe vai trò của hai bộ phận trên, nhiều người nhận định truyền thông nội bộ là một trong những công việc của phòng hành chính nhân sự. Tuy nhiên, điều này là chưa đủ khi các hoạt động của truyền thông nội bộ ngày càng mở rộng, đa dạng và phức tạp hơn. Các doanh nghiệp cần đầu tư một bộ phận chuyên nghiệp, tập trung vào phát triển các kế hoạch truyền thông nội bộ. 

Đặc điểm người làm truyền thông nội bộ 

Đó là những người thật sự hiểu rõ về tình hình chung của công ty, có khả năng quan sát, phối hợp với nhiều bộ phận để thông báo kịp thời các thay đổi. Đồng thời, họ cũng cần tổ chức các hoạt động để tất cả nhân viên, bộ phận trong công ty đều đoàn kết, nhất quán hướng về mục tiêu, lợi ích chung của doanh nghiệp. Để đạt được các điều trên, người làm truyền thông nội bộ phải đảm bảo hai điều sau:

Kỹ năng lắng nghe

Không phải ai cũng biết cách để khiến người khác dễ dàng mở lòng và thoải mái chia sẻ những tâm tư, tình cảm. Một nhân viên truyền thông nội bộ phải thể hiện được sự chân thành, tôn trọng để hiểu hơn về những khó khăn, vấn đề của mọi người. Từ đó, mới tìm được cách giải quyết thỏa đáng, hợp tình hợp lý nhất. 

Hành xử tinh tế, chân thành

Tính chất công việc truyền thông nội bộ là giúp tập thể gắn kết, yêu thương lẫn nhau. Vì vậy, người làm truyền thông nội bộ ngay từ đầu phải tạo được sự tin tưởng, yêu mến cho các nhân viên khác. Điều này, yêu cầu họ phải có cách đối xử, giao tiếp chan hòa, tinh tế, thể hiện được trách nhiệm, năng lực, tâm huyết của mình đối với công việc, tập thể. 

Hướng dẫn xây dựng Truyền thông nội bộ 

Để đạt được các mục tiêu và lợi ích quan trọng của truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể triển khai 6 bước thiết lập hiệu quả sau đây.

Đánh giá thực trạng 

Từ quá trình tìm hiểu thực trạng cụ thể của doanh nghiệp, bạn sẽ xác định được các vấn đề, thách thức của công tác truyền thông hiện tại. Nhờ đó sẽ có cơ sở để lên phương án giải quyết, cải thiện tốt hơn trong tương lai.

Nếu công ty lần đầu thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ, bạn có thể đánh giá về những hoạt động, mục tiêu, tầm nhìn của doanh nghiệp để kế hoạch làm truyền thông nội bộ đến toàn thể nhân viên. 

Xác định đối tượng 

Ở giai đoạn này, người làm truyền thông nội bộ phải biết được các hoạt động, chương trình này sẽ triển khai, áp dụng cho ai. Nhìn chung, các công tác truyền thông nội bộ đều được giới thiệu đến toàn thể doanh nghiệp. Nhưng trong vài trường hợp cá biệt như có sự thay đổi nhân sự thì đối tượng nhận truyền thông nội bộ sẽ được giới hạn. 

Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông 

Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực được sử dụng phổ biến khi xây dựng mục tiêu truyền thông nội bộ là mô hình SMART. Năm nguyên tắc cụ thể mà chúng ta cần tuân thủ như sau:

• S - Specific: Tường minh, rõ ràng 
• M – Measurable: Có thể tính toán được  Đo lường được
• A – Attainable: Có khả năng thành công
• R – Relevant: Tính thực tế
• T – Time-Bound: Thời gian hoàn thiện

Xác định chiến lược truyền thông nội bộ 

Từ việc lên kế hoạch đến bước thực hiện thành công là một chặng đường dài mà người thực hiện phải chuẩn bị đầy đủ những phương án cho các trường hợp rủi ro, sai sót. Việc hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ là gì và cách thức vận hành chi tiết ra sao giúp bạn có sự lựa chọn tốt nhất trước khi bắt tay vào tổ chức thực tế. 

Lên kế hoạch cho các hành động cụ thể 

Khi đã hoàn tất mọi phương án, cách tiếp cận để giảm thiểu tối đa mức rủi ro và có khả năng thành công cao nhất, chúng ta cần phải lập ra kế hoạch tổ chức, triển khai chi tiết các công việc. 

Đo lường hiệu quả của chiến dịch

Sau khi triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ, bạn cần tiến hành đo lường và nhận xét kết quả cuối cùng. Thông qua các chỉ số thu được, chúng ta sẽ biết quy trình thực hiện có tốt hay không, cần điều chỉnh những vấn đề nào để tăng hiệu quả cho các hoạt động tiếp theo.

Một số cách cải thiện Truyền thông nội bộ 

Với những thay đổi về xu hướng truy cập thông tin của mọi người như hiện nay, doanh nghiệp có thể thiết kế và truyền đạt các vấn đề truyền thông nội bộ đến nhân viên một cách dễ dàng, hiệu quả hơn thông qua một số cải tiến sau:

Mở rộng các kênh tiếp cận trên smartphone

Điện thoại thông minh là một trong những vật dụng phổ biến và không thể thiếu đối với hầu hết nhân viên, người lao động hiện nay. Vì vậy, hãy đảm bảo các hình thức truyền thông nội bộ của bạn đều dễ dàng truy cập, thao tác trên smartphone. Để thân thiện với các giao diện di động, bạn cần đảm bảo các nội dung của công tác truyền thông nội bộ nên được trình bày dưới dạng hình ảnh, video hoặc văn bản có kích thước tương thích, phù hợp. 

Tăng trải nghiệm tiện ích nhờ công cụ trực tuyến

Thay vì tốn thời gian, công sức để tham dự các cuộc họp triển khai truyền thông nội bộ thì nhân viên nên được tạo điều kiện để xem tin tức, thông báo mọi lúc mọi trên các phương tiện trực tuyến như Skype, Zoom, Facebook, Zalo, v,v. Điều này sẽ mang lại sự thuận tiện, thoải mái cho nhân viên, từ đó khuyến khích họ vui vẻ, sẵn sàng tham gia.

Phát động các phong trào, hoạt động nội bộ

Bất kỳ ai cũng đều thích có những ngày nghỉ dưỡng, vui chơi, teambuilding cùng công ty, đồng nghiệp sau khoảng thời gian làm việc căng thẳng. Đây là cơ hội tốt để mọi người mở lòng, thân thiết và vui vẻ với nhau hơn. Qua đó, tăng cường sự đoàn kết, gắn bó cho tập thể, khiến công tác truyền thông nội bộ hiệu quả hơn. 

Những nhầm tưởng về truyền thông nội bộ

Hiểu rõ khái niệm truyền thông nội bộ là gì sẽ giúp bạn tránh được những nhầm lẫn không đáng có như sau:

Truyền thông nội bộ và Văn hóa doanh nghiệp giống nhau 

Đây hoàn toàn là hai khái niệm khác nhau khi văn hóa doanh nghiệp là tổng thể các giá trị, hình thức thể hiện của doanh nghiệp được thiết lập từ khi thành lập và tiếp tục duy trì trong tương lai. Trong khi đó, truyền thông nội bộ có chức năng lan tỏa văn hóa doanh nghiệp đến rộng rãi nhân viên trong công ty cùng thực hiện và giữ vững nó.

Truyền thông nội bộ và công tác quản lý nhân sự giống nhau

Đều có vai trò cung cấp thông tin, dữ liệu đến với nhân viên nên hai lĩnh vực này dễ xảy ra sự nhầm lẫn. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ là truyền tải đến thành viên trong nội bộ. Quản lý nhân sự là hoạt động tuyển dụng, xử lý dữ liệu nhân viên, v.v. 

Đánh giá thấp công việc của truyền thông nội bộ

Hoạt động của truyền thông nội bộ không chỉ đơn giản là tổ chức các chương trình gắn kết nhân viên mà còn mở rộng ra trong việc quản lý, ban hành rộng rãi những tin tức quan trọng của doanh nghiệp đến rộng rãi tập thể để ai cũng được cập nhật, biết đến. 

Kết luận 

Mong rằng những chia sẻ về “truyền thông nội bộ là gì” của Pharmarketing trên đây đã giúp bạn có thêm nhiều kiến thức hữu ích. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết thú vị khác của Pharmarketing!