Proposal là gì? Làm sao để viết Proposal tốt nhất

Nếu bạn là một Marketer thì chắc chắn không thể nào bỏ qua khái niệm Proposal - Một trong những công cụ đặc biệt quan trọng với mọi hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp. Vậy Proposal là gì? Làm sao để viết Proposal một cách tốt nhất? Hãy cùng PharMarketing tìm ra câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

Proposal là gì? Hiểu đúng về Proposal

Proposal được hiểu là một đề xuất nội dung giúp bạn trình bày về những ý tưởng, thiết kế, hình ảnh hoặc một phương thức tổ chức sự kiện dành cho dự án hay công trình với khách hàng/ đối tác.

Proposal có thể được trình bày bằng nhiều những hình thức khác nhau: Words, Excel, Powerpoint,...

Công cụ này là một trong những cầu nối vô cùng quan trọng để giúp bạn thuyết phục khách hàng hài lòng với những đề xuất đã được đưa ra. Từ đó giúp khách hàng tin tưởng sử dụng chiến lược marketing ở công ty của bạn...  giúp phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững.

Cấu trúc của một Proposal bao gồm những thành phần chính nào?

Để có thể viết tốt Proposal bạn cần phải nắm được cấu trúc và thành phần của nó. Cấu trúc cố định là thứ giúp người viết Proposal hoàn thiện nội dung một cách mạch lạc, tỉ mỉ và đầy đủ nhất trước khi đến tay khách hàng.

Giới thiệu (An introduction)

Phần đầu tiên luôn là bộ phận quan trọng nhất trong việc gợi tạo sự hứng thú của người xem, quyết định việc họ có tiếp tục đọc và quan tâm nội dung phía sau hay không. Nên viết phần này thật ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ các nội dung và thông tin cần thiết như sau:

Mục lục về nội dung nằm trong Proposal.
Tiêu đề của Proposal.
Giới thiệu: Giới thiệu về công ty, người làm Proposal, các thành viên đóng góp ý tưởng, đề xuất để hoàn thiện Proposal.
Nội dung chi tiết các kế hoạch bên trong Proposal.
Thông tin liên hệ.
Hãy để khách hàng của bạn nắm bắt được những nội dung trực quan của cả dự án một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Đặt khách hàng làm trung tâm (Client centered)

Dự án, đề xuất của bạn có thành công được hay không đều sẽ dựa trên phần này. Bạn phải làm nổi bật được những giá trị mà công ty có thể mang đến cho khách hàng, hướng đến khách hàng một cách triệt để.

Bạn cần đưa ra những lý do thuyết phục để khách hàng thấy được phía công ty của bạn là tốt nhất, phù hợp nhất, đáp ứng hoàn toàn được nhu cầu và mong muốn của họ. Để làm tốt được điều đó, cần phải nêu ra được:

• Lý do thực hiện dự án.
• Bạn đã tìm hiểu Insight của khách hàng thế nào?
• Tại sao khách hàng lại phải sử dụng, đầu tư vào dịch vụ của bạn? Nó có điểm gì khác biệt.
• Lợi ích của các bên tham gia sẽ là gì?
• Thời gian địa điểm được diễn ra ở đâu và khi nào bắt đầu?
• Chi tiết các giai đoạn của dự án và thời gian hoàn thành dự kiến?
• Kinh phí dự trù cho dự án là bao nhiêu?

Khi bạn làm nổi bật được lợi ích mà khách hàng nhận được và họ cảm nhận được tầm quan trọng của mình trong dự án này thì tỷ lệ đồng ý sẽ rất cao.

Mô tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng (Detailed description of what you propose to do).

Sau khi bạn đã nêu được đầy đủ những vấn đề cũng như mối bận tâm chính của khách hàng thì giờ là lúc chứng minh rằng bạn hoàn toàn có khả năng giải quyết được điều đó. Hãy mô tả một cách chi tiết, tỉ mỉ nhất có thể về những đề xuất của bạn dành cho phía khách hàng nhưng phải thật logic, dễ hiểu giúp khách hàng nắm bắt được tổng quan dự án.

Hãy chọn những concept ấn tượng, đồng nhất từ đầu đến cuối bản Proposal từ hình ảnh, nội dung, video đến cách trình bày, và kịch bản. “How” sẽ là là câu hỏi chính dành cho phần này, bạn cần cho thấy được cách thức mà doanh nghiệp có thể giúp khách hàng giải quyết vấn đề của họ một cách tốt nhất. Trong đó, bạn cần thể hiện được:

Ý tưởng cụ thể của bạn về dự án này.
Làm cách nào bạn giải quyết được vấn đề từ phía khách hàng?
Lợi ích và mức độ hài lòng mà mức độ mang đến cho khách hàng?
Những khó khăn và những thuận lợi, cơ hội mà dự án mang lại là gì?
Khách hàng sẽ phải chi trả bao nhiêu cho dự án này?

Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn (Your expertise and experience).

Đây cũng là phần cuối cùng của Proposal và cũng là phần quyết định để khách hàng có nên đầu tư vào dự án của công ty bạn hay không. Ở giai đoạn này bạn cần phải chứng minh được năng lực của mình cũng như khả năng giải quyết vấn đề giúp khách hàng yên tâm và có độ tin cậy nhất định. Lấy được lòng tin của khách hàng là bạn có thể chắc chắn rằng dự án này đã đến rất gần với thành công. Vậy làm sao để bên phía đối tác có thể thấy được năng lực và kinh nghiệm ở công ty bạn?

Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp và những thành tích nổi bật.
Giới thiệu về phòng ban và nhân sự nổi bật.
Những thành tích, danh hiệu của tập thể, cá nhân trong các dự án có liên quan trước đó.
Cho khách hàng thấy được chuyên môn và kinh nghiệm cùng độ chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện dự án.
Giới thiệu những doanh nghiệp, đối tác đã làm việc với doanh nghiệp của bạn để tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Khi nhìn ra được một đội ngũ chuyên nghiệp, dự án tiềm năng và tỷ lệ thành công cao thì không một đối tác nào có thể từ chối được. 

Những sai lầm cần tránh khi viết Proposal.

Để có một bản Proposal chất lượng, hoàn thiện, gây ấn tượng triệt để và gia tăng tỷ lệ đồng ý cao với bên phía khách hàng, bạn cần phải tránh được những sai lầm cơ bản sau đây. 

Làm mất hứng thú của khách hàng

Không đơn giản chỉ là đề xuất, mà ở đây bạn còn phải biết gây ấn tượng cho khách hàng ngay từ phần mở đầu. Tránh làm nội dung dài dòng lan man, không đi vào trọng tâm, dễ gây nhàm chán làm khách hàng mất hứng thú khi nghe đề xuất.

Chỉ đưa ra những nội dung khách hàng cần quan tâm vì không ai muốn bỏ thời gian của mình ra để vừa ngồi nghe vừa phải chọn lọc thông tin đúng cả. Nếu không muốn bị “Fail” ngay từ khâu đầu tiên thì làm cho phần mở đầu của Proposal thật ấn tượng, nổi bật nhé!

Tập trung quá nhiều vào các kinh nghiệm cũng như đối tác của mình

Việc nói về các kỹ năng, kinh nghiệm cũng như thành tựu của công ty và đối tác là cần thiết, điều này có thể sẽ giúp công ty của bạn có được điểm sáng trong mắt khách hàn. Nhưng nếu tập trung quá nhiều mà không làm nổi bật được điều khách hàng mong muốn thì việc đưa ra những điểm mạnh từ phía công ty bạn sẽ giảm đi mức độ thu hút của khách hàng dành cho dự án này.

Hãy để nó ở phần cuối cùng, vừa gây được ấn tượng, gia tăng được độ tin cậy và sự hài lòng từ bên phía khách hàng của bạn.

Những lưu ý để viết Proposal tốt hơn

Làm thế nào để có thể viết ra được một bản Proposal chỉn chu và có sức hấp dẫn đối với khách hàng? Điều này sẽ không còn là vấn đề nếu như các Marketer lưu ý được những điều sau đây.

Xây dựng một bản Proposal ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu: 

Đây cũng là một trong những thách thức khi viết Proposal, bạn vừa phải tóm tắt được nội dung nhưng vẫn phải đầy đủ, súc tích mà vừa phải làm nổi bật được cốt lõi quan trọng thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Sau đó nêu ra được nhiệm vụ chi tiết và hướng giải quyết tối ưu nhất (Vấn đề cần giải quyết là gì? Đối tượng chính? Chiến thuật giải quyết?).

Lý giải được mong muốn và đo lường được các chỉ số liên quan đến khách hàng: 

Cần làm rõ phương châm của khách hàng là gì? Tại sao phải nghiên cứu vấn đề này? Làm sao để tổng hợp và nắm bắt giải quyết được các vấn đề trong quá trình thực thi dự án?

Đưa lên danh sách các đối tượng chính tham gia và có liên quan đến dự án mà bạn đề xuất: 

Liệt kê ra được những bên liên quan sẽ giúp cho các bên nắm rõ được nhiệm vụ và kế hoạch thực hiện.

Xác định đối thủ cạnh tranh: 

Phải nắm rõ được đối thủ cạnh tranh để tạo nên được sự khác biệt, gây được ấn tượng tốt từ phía khách hàng.

Nêu ra được thời gian hoàn thiện dự án: 

Mỗi một đầu mục công việc đều cần có thời hạn chi tiết để đảm bảo tiến độ và gia tăng hiệu quả hoàn thành của dự án.

Chủ động và cân đối ngân sách hài hòa: 

Doanh nghiệp nên đề xuất mức giá linh hoạt, đa dạng và ứng biến được với nhiều đối tượng khách hàng. Tạo được sự thoải mái cho khách hàng, đồng thời đảm bảo lợi ích đôi bên.

KẾT LUẬN

Proposal là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty của bạn tạo ấn tượng trong mắt khách hàng, đóng vai trò là bộ mặt đại diện của cả dự án. Hy vọng những thông tin liên quan đến Proposal trên đây sẽ giúp cho bạn có được những thay đổi và sáng tạo hơn khi bắt tay vào việc tạo ra một bản Proposal ấn tượng và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Hẹn gặp lại bạn trong những nội dung tiếp theo từ PharMarketing!