Chu trình PDCA là gì? 4 chu trình PDCA trong quản lý chất lượng

Mô hình hay chu trình PDCA là một công cụ quản lý, được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những nơi đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. PDCA giúp doanh nghiệp tới gần hơn với đối tượng mục tiêu của mình và cải tiến hoạt động kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, PharMarketing sẽ cùng bạn tìm hiểu về khái niệm PDCA là gì và những chu trình PDCA trong quản lý chất lượng.

PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của các từ: “P” (Plan) - Lập kế hoạch, “D” (Do) - Thực hiện, “C” (Check) – Kiểm tra và cuối cùng “A” (Act) - Điều chỉnh. PDCA là một chu trình 4 bước với vai trò thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay các mục tiêu đề ra và cứ thế lặp đi lặp lại, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

Với chu trình này bạn có thể quản lý rất nhiều vị trí làm việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên marketing,... một cách dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều.

Nhiều nhà quản lý đã sử dụng mô hình PDCA để vận hành hoạt động sản xuất của họ vì hiện nay các doanh nghiệp luôn muốn hợp lý hóa quy trình sản xuất nhằm giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận, đáp ứng mong muốn của khách hàng và có chỗ đứng trong thị trường cạnh tranh khốc liệt. 

Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng

Plan - Lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, bạn phải chuẩn bị kế hoạch cho những việc cần phải làm trong chu trình Quản lý chất lượng. Phải lựa chọn kế hoạch sao cho khả thi nhất và hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh. Khi kế hoạch bạn được chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp định hướng hoạt động tiếp theo hiệu quả.

Để chuẩn bị kế hoạch cho chu trình này bạn cần:

• Thiết lập mục tiêu hướng đến và xác định vấn đề cần giải quyết.
• Mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện với những thông tin rõ ràng.
• Chọn phương pháp thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.
• Chuẩn bị nguồn lực và nhân sự cần thiết trước khi triển khai kế hoạch.
• Phân tích các chỉ số đánh giá sự thành công của kế hoạch như: số lượng công việc, người phụ trách, cách hướng dẫn và vận hành, kết quả mong đợi,…

Do - Thực hiện

Giai đoạn này doanh nghiệp bắt đầu thực hiện những kế hoạch đã được thông qua trước đó. Đây chính là bước thực hiện các cải tiến bằng các hoạt động cụ thể để đảm bảo đạt chất lượng mục tiêu. Trong đó, mỗi người tham gia cần phải hiểu và xác định rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, cụ thể:

• Hoạch định, thực hiện và kiểm soát công việc
• Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ
• Liên tục cập nhật và bám sát tiến độ công việc
• Tuân theo lịch trình đã được đề ra, đồng thời ghi nhận lại những vấn đề phát sinh khi làm việc

Check - Kiểm tra

Sau khi công việc đã được thực hiện, giai đoạn kiểm tra sẽ rà soát lại toàn bộ để đánh giá kết quả, các mục tiêu, vấn đề cốt lõi, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đã đặt ra. Không những thế trong giai đoạn này còn phát hiện và đánh giá những hạn chế cũng như lỗ hổng, sai sót của sản phẩm. Từ đó giúp doanh nghiệp khắc phục kịp thời, tiết kiệm được thời gian, chi phí, công sức.

Act - Điều chỉnh

Đây là giai đoạn hành động để điều chỉnh. Nếu giai đoạn Check (Kiểm Tra) cho kết quả khả thi và đạt được như kế hoạch ban đầu thì bạn có thể triển khai và áp dụng kế hoạch vào thực tế. Ngược lại, nếu trước đó phát hiện các vấn đề chưa đảm bảo chất lượng thì cần điều chỉnh và khắc phục thiếu sót còn tồn tại để thực hiện tốt hơn tiêu chuẩn chất lượng đề ra. 

Bên cạnh đó, các hoạt động điều chỉnh trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng của sản phẩm thích ứng với xu hướng, có lợi thế hơn so với đối thủ cạnh tranh và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn. Bạn cần liên tục lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi mục tiêu đề ra được hoàn thành một cách hoàn hảo nhất.

Lợi ích của mô hình PDCA dành cho doanh nghiệp

Cải tiến quy trình

PDCA hoạt động theo chu kỳ và liên tục điều này giúp cải tiến quy trình sản xuất, kinh doanh cho doanh nghiệp. Từng phần trong dự án hoặc hoạt động đều phải trải qua một giai đoạn lặp lại nhiều nhằm đảm bảo rằng các lỗi có thể được phát hiện, thay đổi phù hợp hơn với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Sử dụng quy trình PDCA trở thành lựa chọn lý tưởng giúp cải tiến quy trình, sản phẩm, dịch vụ,...

Thay đổi cách quản lý

PDCA khuyến khích phát triển những thay đổi đột phá trong sản xuất, cải thiện chất lượng của sản phẩm và giúp thay đổi cách quản lý. Mô hình PDCA giúp nhận biết và phát triển các vấn đề cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên lục.

Mô hình PDCA đòi hỏi sự kết hợp các các yếu Plan (lập kế hoạch) - Do (triển khai) - Check (kiểm tra) - Action (điều chỉnh) theo thứ tự. Điều này góp phần làm cho quá trình trở nên nhất quán xuyên suốt, từ đó điều chỉnh cách quản lý phù hợp với doanh nghiệp.

Quản lý chất lượng

Tính chất thay đổi liên tục của mô hình PDCA chính là công cụ đo lường, phân tích và xác định yêu cầu cần đáp ứng cho khách hàng cũng như những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Nhờ đó quản lý chất lượng được coi là một trong những lợi ích lớn nhất mà mô hình PDCA mang tới cho doanh nghiệp. 

Duy trì cách kiểm soát - Quản lý hiệu suất

Chu trình PDCA cho phép người quản lý duy trì quyền kiểm soát đối với số lượng dự án nhất định. Thông qua quá trình theo dõi chặt chẽ hàng ngày, chu trình này giúp nâng cao hiệu suất lao động của từng người, từng đơn vị. Khi hiệu suất của doanh nghiệp được nâng cao thì hiệu quả kinh doanh cũng được cải thiện, từ đó giúp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Quy trình PDCA giúp cho doanh nghiệp tích hợp các chức năng như quản lý nhu cầu, cung ứng, thực hiện, thay đổi cấu hình doanh nghiệp. Quá trình xử lý cùng với sự phối hợp giữa nhiều quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Khi nào nên sử dụng quy trình PDCA?

Các doanh nghiệp mong muốn cải thiện quy trình vận hành sẽ thường triển khai mô hình PDCA để hạn chế sai sót và tối ưu hóa kết quả đầu ra. Nếu việc triển khai hiệu quả, các doanh nghiệp có thể lặp lại chu trình PDCA và biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho tổ chức của họ.

Chu trình PDCA nên sử dụng cho doanh nghiệp của bạn trong những trường hợp sau:

• Bắt đầu một quy trình/dự án cải tiến mới.
• Phát triển mới hoặc cải tiến một quy trình, một sản phẩm, dịch vụ có sẵn.
• Xác định một quy trình lặp đi lặp lại.
• Lập kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc.
• Hoặc bất cứ quy trình nào hướng tới mục tiêu cải tiến liên tục

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, đây không phải là phương pháp áp dụng thích hợp để giải quyết một vấn đề mang tính khẩn cấp hoặc các tình huống đòi hỏi sự nhanh nhạy và sáng tạo.

KẾT LUẬN

Mô hình PDCA có thể được áp dụng ở bất kỳ loại hình công ty, doanh nghiệp nào mà không có sự phân biệt về quy mô hoặc lĩnh vực hoạt động. PharMarketing hy vọng đã cung cấp đủ thông tin giúp bạn giải đáp được câu hỏi quy trình PDCA là gì? Chúc bạn thành công trong quá trình áp dụng chu trình hiệu quả này!