Kaizen là gì? Lợi ích của tư duy Kaizen khi áp dụng vào doanh nghiệp

Đã từ lâu Kaizen trở thành triết lý được nhiều nhà tiếp thị ưa chuộng sử dụng với mục tiêu nâng cao năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm. Vậy Kaizen là gì? Trong bài viết dưới đây, PharMarketing sẽ chia sẻ một vài thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp đang muốn triển khai phương pháp này. 

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật được ghép bởi “Kai” - Liên tục và “zen” - Cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “Ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ hoặc thay đổi để tốt hơn. Triết lý kinh doanh nổi tiếng này đã được áp dụng rộng rãi và mang lại thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới.

Lợi ích của tư duy Kaizen khi áp dụng vào doanh nghiệp

Thuật ngữ Kaizen đã xuất hiện tại Nhật từ 50 năm trước và Toyota là công ty đầu tiên áp dụng phương pháp này. Tại thời điểm đó, số lượng xe Toyota sản xuất thuộc TOP đầu thế giới và lợi nhuận ròng đạt ở mức khủng là 2.000 tỷ yên. Nhờ áp dụng triết lý Kaizen thành công, Toyota vượt qua những giai đoạn khó khăn hay thậm chí đối mặt với nguy cơ phá sản để vững vàng trên thị trường và phát triển bền vững như hiện nay.

Tại đây, Kaizen đã giúp hình thành nên văn hóa ứng xử giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên và lãnh đạo. Triết lý này giúp toàn thể nhân viên và lãnh đạo Toyota phát huy sự tiết kiệm, cùng nhau bảo vệ thương hiệu công ty, giữ vững tinh thần học hỏi và cố gắng không ngừng nghỉ, đồng thời cải tiến và thay đổi từng chút một cho công việc hiệu quả hơn. Từ đó có thể thấy phương pháp này có khả năng đem lại cả lợi ích hữu hình và vô hình cho doanh nghiệp. 

Lợi ích hữu hình

• “Tích tiểu thành đại” là lợi ích đầu tiên của Kaizen, nhờ cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể.
• Do cải tiến liên tục, Kaizen giúp giảm sự lãng phí, giảm hàng tồn kho, hàng không đạt chất lượng, trau dồi thêm kỹ năng và kinh nghiệm cho nhân viên, thúc đẩy gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp. 

Lợi ích vô hình

• Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính đoàn kết, thu hút những người có năng lực sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Khuyến khích họ tập trung vào công việc, giảm thiểu lãng phí và mang đến cơ hội cải thiện những gì mà nhân viên có ưu thế.
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và thay đổi từ những điều nhỏ nhất.  

Thời điểm phù hợp để áp dụng phương pháp Kaizen

Đúng theo ý nghĩa từ Kaizen là “Cải tiến không ngừng nghỉ”, thì bất cứ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có thể Kaizen, hoặc thực hiện phương pháp này lần lượt theo từng bộ phận, miễn là giữ được đúng bản chất của Kaizen và không ảnh hưởng đến tiến độ thực thi công việc. 

Kaizen trong giai đoạn khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại (Như trong giai đoạn dịch Covid 19) nhằm duy trì hoạt động liền mạch chuẩn bị cho giai đoạn “Bình thường mới” sau này.

Song song đó, doanh nghiệp cũng nên ứng dụng Kaizen trong quá trình vận hành, nhằm giải quyết các bài toán cơ bản như quản lý nhân sự và công việc, quản lý tài chính,...để tiết kiệm thời gian và công sức, làm nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

Các bước cơ bản khi tiến hành phương pháp Kaizen

Có 7 bước cơ bản khi tiến hành phương pháp Kaizen tại doanh nghiệp: 

Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen

Bước đầu tiên là hãy thử áp dụng phương pháp Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mới mở rộng dần đến đến phạm vi đội nhóm, rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên ghi nhớ áp dụng Kaizen cho dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào đó thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến.

Bước 2: Nghiên cứu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Trước khi áp dụng Kaizen, điều nên làm chính là đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp như kế hoạch cải tiến có phù hợp khả năng của doanh nghiệp? Hay nguồn nhân lực và tài chính có đủ để đáp ứng công việc? Đã xác định đúng mục tiêu hay chưa?,…

Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân

Nhờ những dữ liệu đã thu thập được, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Ví dụ, hiện tại trong kho của doanh nghiệp lượng hàng bị lỗi vượt quá chỉ số cho phép, vậy lý do là gì? Lỗi xuất phát từ quy trình nhập nguyên liệu hay do quá trình sản xuất? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập được sẽ giúp các nhà quản lý có thêm cơ sở trong quá trình tìm kiếm giải pháp cải tiến.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Dựa vào những kết quả đo lường trước đó, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nguyên nhân xảy ra sai sót và xác định các giải pháp khắc phục phù hợp để có thể cải thiện tiến độ, nâng cao chất lượng. 

 Bước 5: Thực hiện biện pháp và xác nhận kết quả

Sau khi tìm kiếm được giải pháp thì đây là lúc doanh nghiệp có thể thực hiện Kaizen theo kế hoạch. Hãy đảm bảo luôn có người kiểm tra, giám sát quá trình áp dụng Kaizen vào thực tế. Sau đó bạn cần tiếp tục thực hiện thao tác thu thập dữ liệu để phân tích, đo lường và tiến hành xác nhận kết quả. 

Bước 6: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

Trong quá trình thực hiện Kaizen, nếu như phát hiện những thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa đổi và tối ưu lại để phòng ngừa tái diễn. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để “Kaizen” chính quy trình Kaizen của bạn.

Bước 7: Xem xét các quá trình trên và xác định kế hoạch lâu dài cho dự án tiếp theo.

Kaizen là cả một quá trình thay đổi, luôn kiên nhẫn thay đổi từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm ở những lần tiếp theo. Bài học có giá trị thực tiễn tốt nhất chính là bài học mà doanh nghiệp của bạn đã từng trải qua.

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen

Điều cốt lõi khi triển khai phương pháp Kaizen đòi hỏi tư duy thay đổi phù hợp cho toàn công ty. Dù ở bất kỳ quy mô nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến của Kaizen. 

Luôn tập trung vào lợi ích khách hàng

Sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu khách hàng chính là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Tập trung vào việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng. 

Không ngừng cải tiến

Khách hàng luôn có mong muốn cao hơn về sản phẩm/dịch vụ trong tương lai như tiêu chuẩn chất lượng, tiện ích, mẫu mã, giá thành,... Kaizen giúp thúc đẩy doanh nghiệp không ngừng cải tiến sản phẩm hiện tại, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn đồng thời luôn làm hài lòng nhu cầu của khách hàng sử dụng.

Xây dựng văn hoá "không đổ lỗi"

Xây dựng văn hoá "không đổ lỗi" có nghĩa là mỗi cá nhân trong doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp mắc sai lầm, điều đầu tiên là nhận trách nhiệm về mình, không đổ lỗi cho bộ phận khác hoặc những lý do ngoại cảnh.

Thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp mở.

Với Kaizen, bạn có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở khuyến khích nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, tự nhìn nhận vào điểm yếu và thay đổi bản thân tích cực hơn nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.

Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)

Hình thành cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm và phân quyền rõ ràng. Người đứng đầu cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân, tôn trọng tính cách và hỗ trợ lẫn nhau.

Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án.

Chọn lọc nguồn nhân lực từ nhiều bộ phận, phòng ban trong công ty để cùng hỗ trợ nhau làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng thêm nguồn lực từ bên ngoài. Đồng nghĩa với việc nhân sự cùng một team sẽ đa dạng về chuyên môn xử lý công việc.

Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Kaizen thúc đẩy xây dựng các mối quan hệ đúng đắn, tránh tạo ra các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù), đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể nhân viên công ty. Mục tiêu là tạo dựng niềm tin, trung thành tuyệt đối và sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Tự giác thích nghi và tuân theo các quy định, luật lệ của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng trong Kaizen. Qua đó, các thành viên trong doanh nghiệp hướng tới việc đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự rèn luyện ý thức kỷ luật, phát huy điểm mạnh của bản thân. 

Thông tin đến mọi nhân viên

Mọi nhân viên trong công ty có quyền được biết đầy đủ thông tin nơi mình làm việc. Vì họ không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình trạng hiện tại của công ty.

Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

Kaizen khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp sáng tạo hoặc chỉ ra điểm cần cải tiến của quy trình sản xuất là một trong những cách doanh nghiệp nên triển khai, đồng thời khen thưởng đúng lúc  và đón nhận những đóng góp của họ. Qua đó, Kaizen đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất và phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc. 

Khung Kaizen 5S

5S Kaizen bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Tuy được dịch thành các khái niệm khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:

• Seiri (Sort – Sàng lọc): Chỉ giữ lại những vật dùng hữu ích cho công việc và loại bỏ phần lớn những thứ không cần thiết.
• Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại một cách hiệu quả nhất.
• Seiso (Shine – Sạch sẽ): Luôn giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Điều này nhằm tạo môi trường làm việc thông thoáng, dễ chịu, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời giữ máy móc thiết bị lâu bền hơn.
• Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Săn sóc các hoạt động 3S ở trên được dài lâu và thực hiện thường xuyên trong doanh nghiệp chứ không phải chỉ là phong trào ngẫu hứng nhất thời.
• Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Sẵn sàng thực hiện 5S là điều mọi thành viên trong doanh nghiệp cần hình thành nên thói quen và tác phong chủ động.

Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì?

Mặc dù Kaizen mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng không phải trong trường hợp nào phương pháp này cũng phù hợp để áp dụng. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của Kaizen.

Ưu điểm

• Kaizen là cách thay đổi từ từ, hạn chế sự thay đổi đột ngột gây kích động chống đối từ nhân viên của doanh nghiệp.
• Kaizen khuyến khích doanh nghiệp xem xét kỹ lưỡng quy trình sản xuất để phát hiện gốc rễ của vấn đề. Nhờ đó lỗi phát sinh sẽ giảm, tránh lãng phí nguồn lực.
• Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên bởi những đóng góp và ý tưởng của họ được đón nhận và khen thưởng kịp thời.
• Tinh thần đội nhóm tăng, phát huy tính đoàn kết trong doanh nghiệp
• Quan trọng hơn cả là lợi ích của khách hàng được đặt lên hàng đầu khi nhận thức về giá trị khách hàng được nâng lên.

Nhược điểm

Sẽ thật khó để áp dụng Kaizen với những doanh nghiệp có văn hóa giao tiếp khép kín. Đây cũng là một trong những lí do cản trở nhiều doanh nghiệp áp dụng Kaizen.
Áp dụng triết lý Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự thay đổi nhất thời và không dễ để thực hiện được dài lâu. 

KẾT LUẬN 

Qua bài viết này, PharMarketing đã giải thích chi tiết cho bạn đọc Kaizen là gì và lợi ích của tư duy Kaizen khi áp dụng vào doanh nghiệp. Có thể nói, việc ứng dụng triết lý Kaizen không những giúp doanh nghiệp thay đổi tích cực hơn, mà còn hỗ trợ cải tiến và phát triển không ngừng, đúng như ý nghĩa ban đầu của thuật ngữ này.