Inventory là gì? Tại sao doanh nghiệp cần lưu giữ hàng tồn kho?

Chuỗi hàng hóa cung ứng là một phần vô cùng thiết yếu đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Trong đó, Inventory được biết đến là một trong những loại hàng hóa quan trọng nhất, chiếm 50% tổng tài sản doanh nghiệp. Vậy Inventory là gì? Nó có vai trò gì với sự phát triển của một công ty? Hãy cùng PharMarketing khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Inventory là gì?

Trong kinh doanh, Inventory hay hàng tồn kho là thuật ngữ chỉ tất cả các hàng hoá mà một công ty sở hữu, sản xuất và sử dụng để bán trong một thời gian gần. Đây được xem là một trong những tài sản quan trọng nhất của một doanh nghiệp, vòng quay của lượng hàng hoá này chính là một phương thức tạo ra doanh thu cho công ty. 

Mặt khác xét trên phương diện kế toán, hàng tồn kho được xem như một tài sản lưu động. Bởi thông thường kế hoạch bán hàng thành phẩm của một doanh nghiệp thường chỉ kéo dài trong 1 năm. Những hàng hoá Inventory này được xem là tiềm năng khi chúng đã sẵn sàng để bán hoặc sẽ sớm được mở bán. Loại hàng này không phục vụ cho mục tiêu quảng cáo hay kinh doanh nào khác mà chỉ dùng để bán cho khách hàng nhằm mục tiêu thu lợi nhuận. 

Inventory được xem là một trong những tài sản quan trọng nhất của một doanh nghiệp

Lý do doanh nghiệp cần giữ hàng tồn kho?

Hiện nay, vận hành Inventory là mối quan tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi hàng tồn kho được quay vòng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí kinh doanh. Theo dõi ngay 3 lý do dưới đây để hiểu hơn vì sao một doanh nghiệp nên lưu giữ hàng tồn kho:

Dự trữ nguyên liệu 

Tính mùa vụ và những tác động từ môi trường bên ngoài có thể khiến giá nguyên vật liệu tăng vọt chỉ trong một tích tắc. Đây cũng chính là lý do nhiều doanh nghiệp xây dựng phương án dự phòng hàng hoá cho mình bằng hàng tồn kho. Để nếu có bất kỳ rủi ro nào xảy ra như khan hiếm nguyên vật liệu cung ứng, hay ách tắc công ty vẫn có thể ứng phó trong một thời gian ngắn. 

Thông thường, hàng tồn kho - Inventory thường được quan tâm rất nhiều trong ngành hàng thời trang, bởi lẽ đây là lĩnh vực có tính mùa vụ cao. Ngay từ mùa hè, hầu hết các doanh nghiệp đã tìm kiếm và lưu tâm đến việc dự trữ hàng tồn kho, nguyên liệu cho mùa đông sắp tới. 

Inventory giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu cùng lúc của nhiều khách hàng tại cùng một thời điểm

Giao dịch

Tiếp sau đó, Inventory được sử dụng rộng rãi với vai trò giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu cùng lúc của nhiều khách hàng tại cùng một thời điểm. Sẽ không ai biết được, có bao nhiêu khách hàng sẽ đặt hàng vào ngày mai. Đôi lúc, có thể có nhiều khách hàng phát sinh nhu cầu mua vào cùng một thời điểm. Chính điều này thúc đẩy doanh nghiệp cần dự trữ nguồn hàng tồn, tránh tắc nghẽn khi có lượng đơn hàng lớn. 

Đầu cơ sản phẩm

Cuối cùng, hàng hoá được nhiều doanh nghiệp lưu trữ nhằm đầu cơ trong tương lai. Việc dự trữ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro liên quan đến biến đổi giá thành nguyên vật liệu, hoặc những tác động ngoài ý muốn. Bên cạnh đó, khi thị trường có sự khan hiếm, doanh nghiệp có thể tung sản phẩm để thu về mức lợi nhuận cao hơn. 

Inventory mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Quản lý hàng tồn kho tốt có thể giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau đây:

• • Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, giảm thiểu và hạn chế các trường hợp giao hàng chậm trễ vì không có hàng hoặc chưa sản xuất kịp.
  • Đảm bảo việc vận hành sản xuất được liền mạch, hàng hoá được cung ứng liên tục, hạn chế các rủi ro liên quan tới thiếu nguyên liệu đầu vào.
  • Giảm thiểu rủi ro về những tổn thất do biến động về giá bán trên thị trường, từ đó tối ưu hóa nguồn vốn lưu động.
  • Ngoài ra, việc quản trị tốt Inventory có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ các sai phạm liên quan đến quá trình đặt hàng, giao hàng.

Quản trị tốt Inventory giúp doanh nghiệp loại bỏ các sai phạm liên quan đến quá trình đặt hàng, giao hàng

Chi phí lưu giữ hàng tồn kho hiệu quả

Thông thường, để quản lý và sử dụng hiệu quả lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị những loại chi phí sau đây:

• Chi phí nguyên liệu: Đây là khoản phí doanh nghiệp cần bỏ ra để thực hiện thu mua nguyên vật liệu, đầu tư thuê kho chứa, văn phòng phẩm, nhân công quản lý kho thực hiện quá trình lưu trữ. Thông thường nếu doanh nghiệp bán càng nhiều sản phẩm thì mức chi phí nguyên liệu này càng cao do mức độ dự trữ lớn.
• Chi phí thực hiện: Đây là khoản chi phí phục vụ cho công tác lưu trữ, vận chuyển các mặt hàng tồn kho, một trong số đó sẽ bao gồm các chi phí để phòng ngừa rủi ro trong quá trình lưu trữ như chi phí bảo hiểm, phí khấu hao tài sản, chi phí phát sinh do thâm hụt hàng hoá, hoả hoạn, thiên tai…

Việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều đơn vị đã phải trả giá khá đắt khi chưa có kế hoạch tính toán cụ thể mà bắt đầu nhập Inventory. Hậu quả có thể dẫn đến lượng hàng tồn quá lớn, không có chiến lược tiêu thụ hợp lý gây ứ đọng hàng tồn và tạo nên những tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn cần hạch toán và chuẩn bị kỹ càng trước khi bước vào quá trình dự trữ này. 

Các loại inventory hiện nay

Tuỳ vào đặc tính và mục đích sử dụng khác nhau, Inventory được phân thành 3 loại hàng hóa chính, bao gồm: 

• Nguyên liệu thô
  Nguyên liệu thô là những mặt hàng thường chưa qua xử lý chế biến, sau khi mua về doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại, xử lý theo quy trình để tạo ra sản phẩm. Ví dụ như nhập thép, sắt để sản xuất ô tô, bột mì, bơ để làm bánh mì…
• Bán thành phẩm
  Sau khi nguyên liệu thô được xử lý, gia công qua một số giai đoạn sẽ tạo thành sản phẩm bán thành phẩm. Loại hàng hoá này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện để mở bán.
• Hàng thành phẩm
  Cuối cùng, hàng tồn kho có dạng hàng thành phẩm - Đây là những sản phẩm đã được hoàn thiện và đang sẵn sàng chờ bán. Đây được xem là hàng hoá cuối cùng gửi từ nhà sản xuất đến khách hàng của mình. Ví dụ như quần áo, ô tô, xe máy…

Inventory được phân thành 3 loại hàng hóa chính

Phương pháp tính chi phí hàng tồn kho

Để tính toán chi phí giá trị của hàng tồn kho, các doanh nghiệp thường sử dụng 2 phương pháp sau:

Phương pháp kê khai 

Được biết đến là phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu thông qua việc theo dõi thường xuyên sự biến động của quá trình xuất/nhập/tồn vật liệu trên sổ kế toán. Từ đây doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán, tổng hợp được trị giá vật tư nhập/xuất/tồn kho ở mọi thời điểm.

Với cách kê khai này, bạn có thể theo dõi được chính xác nội dung tài sản sẵn có của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Khác với phương pháp kê khai, kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng tồn thực tế nhằm phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán chính xác. Qua đó bạn có thể tính toán được trị giá vật tư và hàng hóa đã xuất mà không cần phải cập nhật thường xuyên. Nhưng song song với đó, những số liệu này chỉ phản ánh được giá trị hàng tồn của đầu kỳ và cuối kỳ.

Thông thường các doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng, hoặc nhập với số lượng nhiều, đa dạng chủng loại vật tư và giá trị sản phẩm sẽ sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Công thức tính cụ thể như sau: 

Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ 

Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng tồn thực tế

KẾT LUẬN

Trên đây là toàn bộ những thông tin mà chúng tôi mang tới cho bạn về Inventory là gì? Và vai trò thực sự của nó với doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp bạn thiết lập kế hoạch cho hàng tồn kho hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi website PharMarketing để đón đọc những kiến thức bổ ích khác nhé!