Data processing là gì? Top 4 hình thức xử lý dữ liệu phổ biến nhất hiện nay

Data processing là một trong những công việc quan trọng để xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Việc vận hành dữ liệu có vai trò to lớn, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và sự phát triển của thương hiệu. Vậy data processing là gì? Mời các bạn cùng theo chân PharMarketing để giải mã chi tiết hơn về khái niệm này cũng như cách hoạt động của data processing. 

Data processing là gì 

Trình xử lý dữ liệu (data processing) là chuỗi hoạt động nhằm xử lý, đồng bộ các dữ liệu thô trước khi chuyển đổi thành thông tin hữu ích để đưa vào phần mềm. Mục đích của data processing là sàng lọc, phân loại tất cả dữ liệu đầu vào để chắt lọc ra những tài nguyên có giá trị nhất cho doanh nghiệp. 

Các dữ liệu này có thể là thông tin khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, v.v được sử dụng trong nhiều trường hợp nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh, marketing của thương hiệu. 

Vai trò của data processing đối với doanh nghiệp 

Data processing đang là hoạt động quan trọng không thể thiếu đối với các chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Với những khối lượng dữ liệu đầu vào lớn, thông tin thô chưa được xử lý sẽ khiến ban lãnh đạo khó nắm bắt và thấu hiểu toàn bộ. Lúc này, quá trình xử lý dữ liệu sẽ chuyển hóa thành các nội dung tường minh, hữu ích nhất, có tính ứng dụng cao. Ngoài ra, data processing có chức năng sao lưu trên hệ thống nên việc bảo quản, trích xuất thông tin sẽ dễ dàng, tiện lợi hơn. 

Hơn thế nữa, các hệ thống data processing hiện nay có khả năng phát hiện, sàng lọc những dữ liệu lỗi, không hợp lệ với tốc độ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức. Chi phí vận hành và quản trị các tài liệu số hóa thấp hơn nhiều so với các hình thức sao lưu tài liệu giấy truyền thống. Đồng thời, việc cải thiện hệ thống được thực hiện định kỳ sẽ đảm bảo rà soát quy trình xử lý diễn ra mạch lạc, tối ưu, hạn chế các sai sót, rủi ro. 

Data processing có chức năng gì 

Data processing hỗ trợ cung cấp và lưu trữ thông tin giá trị của doanh nghiệp trên các phần mềm nên sẽ tích hợp những chức năng cơ bản sau:

1. Chức năng xác minh dữ liệu 

Trước khi tiến hành xử lý thông tin, data processing cần thu thập và tổng hợp các dữ liệu đầu vào thô. Sau khi tiến hành chọn lọc sẽ xác nhận thông tin có phù hợp, chính xác với các yêu cầu cần có hay không. 

2. Chức năng phân bổ thông tin 

Từ việc xác minh dữ liệu thô đã đáp ứng đủ các yêu cầu cần thiết, bước tiếp theo là phân tích, sắp xếp các thông tin theo từng nhóm và bộ lọc riêng biệt. Với những dữ liệu trùng nhau sẽ được đánh số thứ tự để việc quản lý và kiểm tra diễn ra dễ dàng, thuận lợi hơn. 

3. Chức năng rút gọn thông tin 

Data processing sẽ xử lý các tất cả những dữ liệu thô thành các thông tin, nội dung quan trọng, giá trị nhất. Điều này sẽ hỗ trợ quá trình tổng hợp, tìm kiếm, chọn lọc dữ liệu cần thiết nhanh chóng, tiện lợi nhất. 

4. Chức năng tổng kết nội dung 

Những dữ liệu sau khi đã phân loại, chất lọc sẽ chuyển hóa thành thông tin được lưu trữ trong phần mềm. Đồng thời kết hợp với những data có sẵn, đồng bộ hóa và chứa đựng trong những thư mục lớn hơn. 

5. Chức năng phân tích thông tin

Đây là một trong những tính năng cốt lõi và quan trọng trọng nhất của hoạt động data processing, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc. Quá trình xử lý dữ liệu con sẽ phải trải qua nhiều bước từ việc thu thập, nghiên cứu, phân tích thành các nội dung liên quan cho đến khi đáp ứng được các yêu cầu và trích xuất thành báo cáo tường minh. 

6. Chức năng báo cáo 

Sau khi hoàn tất phân tích thông tin, nhân viên sẽ trình bày các dữ liệu dưới dạng báo cáo, thống kê toàn bộ kết quả thu thập một cách tổng quan, dễ hiểu và rõ ràng nhất. 

7. Chức năng phân loại thông tin 

Nhiệm vụ ở bước này là thống kê và phân loại các thông tin đầu ra theo từng tiêu chuẩn và yêu cầu khác nhau. Nếu lượng dữ liệu sau khi đã xử lý còn quá lớn và đa dạng thì phải phân loại theo từng mục đích, nhóm loại để lưu trữ trong cùng một thư mục. 

Các hình thức xử lý data processing

Data processing được xây dựng với những chức năng thông minh, có thể xử lý tốt dữ liệu thông qua 4 loại hình thức dưới đây:

Hình thức xử lý thủ công

Phương pháp này được ra đời vào những năm cuối thế kỷ 20 và vẫn được tiếp tục phát triển cho đến nay. Mọi công việc và thông tin thô đều được giải quyết trực tiếp bằng thủ công hoặc dưới sự hỗ trợ của một số loại thiết bị, công cụ đơn giản. Hạn chế của phương pháp này là không áp dụng cho khối lượng dữ liệu lớn, tốn nhiều thời gian, công sức phân tích mà không đảm bảo chất lượng, độ chính xác. 

Hình thức xử lý tự động 

Ngày nay, các doanh nghiệp đã ứng dụng những tiến bộ trong công nghệ thông tin để phân tích thông tin một cách tự động, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn. Quy trình data processing sẽ diễn ra dưới sự kết hợp của các công cụ, thiết bị ghi đơn vị. Do đó, thời gian để hoàn thành công việc được rút ngắn hơn 2-3 lần so với phương pháp thủ công mà vẫn đảm bảo kết quả khách quan,  chính xác. 

Hình thức xử lý điện tử 

Hiện nay, việc xử lý dữ liệu thô có thể tiến hành trên một thiết bị điện tử duy nhất thay sử dụng nhiều hệ thống, máy móc khác nhau. Hình thức này được nhiều chuyên gia đánh giá cao bởi tính tối ưu về thời gian, chi phí và nhân lực mà vẫn mang lại các thông tin hữu ích, giá trị cho doanh nghiệp.

Hình thức xử lý thương mại

Phương pháp xử lý dữ liệu thương mại thường được khuyến khích sử dụng cho các trường hợp khối lượng data đầu vào lớn, không yêu cầu mức độ tính toán phức tạp. Nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực bảo hiểm, dịch vụ cần lưu trữ nhiều thông tin khách hàng hoặc các tác vụ như kê khai giấy tờ, in ấn hóa đơn, v.v đều phù hợp với hình thức data processing này. 

Kết luận 
Từ những chia sẻ về “data processing là gì” của PharMarketing mong rằng đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của quá trình xử lý dữ liệu đối với hoạt động kinh doanh. Việc áp dụng thành công những phương pháp data processing trên đây sẽ hỗ trợ thương hiệu tìm ra các thông tin hữu ích, nâng cao lợi nhuận. 

Xem thêm: Phân tích dữ liệu là gì? Cách phân tích dữ liệu chính xác, hiệu quả cho doanh nghiệp