Brief là gì? 6 yếu tố cấu tạo nên một bản Brief hoàn thiện

Trong Marketing nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung, những bản Brief được xem như bức tranh toàn cảnh giúp doanh nghiệp nắm bắt được các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện trong một chiến dịch cụ thể. Vậy Brief là gì? Ứng dụng Brief như thế nào để đạt được thành công? Hãy cùng PharMarketing khám phá ngay dưới bài viết này nhé.

Brief là gì?

Trong Marketing, Brief được hiểu là văn bản hay bản tóm tắt công việc mà khách hàng (Client) cung cấp cho phía công ty dịch vụ (Agency), trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết, khái quát nhất giúp Agency hiểu được trọn vẹn những yêu cầu mình cần thực hiện.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp X có nhu cầu thực hiện một campaign Marketing ra mắt sản phẩm mới. Để thực hiện, họ cần xây dựng một bản Brief chi tiết tóm tắt gửi đến đơn vị Agency được thuê chạy campaign này. Bản tóm tắt này càng chi tiết thì những người làm Marketing sẽ càng nắm rõ được vấn đề của bạn. Từ đó, họ có thể định hình, sáng tạo những chiến lược để phát triển, phục vụ cho công ty một cách chính xác và hiệu quả hơn. 

Vai trò của Brief trong doanh nghiệp hiện nay

Vai trò của Brief chính là “cầu nối thông tin” quan trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đặc biệt, trong lĩnh vực truyền thông và Marketing, vai trò quan trọng nhất của những bản tóm tắt là giúp doanh nghiệp là nắm rõ được khách hàng muốn gì và cần gì. Như vậy, với Brief doanh nghiệp có thể xây dựng và vận hành chiến dịch một cách hiệu quả và tận dụng tối đa những nguồn lực, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

Những nội dung chính có trong một Brief

Để đảm bảo các bên liên quan có thể hiểu và nắm bắt được những thông tin trong một bản tóm tắt, thông thường Brief sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:

• Project: Yếu tố đầu tiên bạn cần cung cấp đến Agency là tên và thông tin chính dự án. Đây là những thông tin cơ bản nhất của 1 Brief. Những phần này cần được viết rõ ràng, mạch lạc và có thể in đậm để thu hút sự chú ý của người đọc.
• Client: Tên đơn vị chủ dự án là ai? Tên khách hàng là gì?
• Project Description: Mô tả những việc cần thực hiện hoặc có thể thực hiện. Nêu những yêu cầu liên quan đến dự án như: Phạm vi của dự án hướng đến ai, khu vực nào? Mục tiêu của dự án là gì?...
  Ngoài ra, các agency thường sẽ làm rõ phần thông tin này bằng cách đặt câu hỏi với client xem project này có nằm trong chiến dịch (campaign) lớn nào? Hay dự án là hoạt động riêng lẻ?
• Brand Background: Bao gồm các thông tin, dữ liệu nền như: Thị trường/tình hình thương hiệu, các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải hiện nay, đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh yếu của đối thủ... Khi khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin thì người thực hiện sẽ hiểu rõ hơn về thương hiệu, đảm bảo thực hiện dự án chính xác và phù hợp hơn. Vì vậy bạn nên yêu cầu khách hàng cung cấp hình ảnh, print ads, tvcs, bài báo, số liệu nghiên cứu thị trường… nhiều nhất có thể.
• Objectives: Đây chính là phần mô tả mục tiêu của dự án như: Tăng độ nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh thu, tái định vị thương hiệu... Khách hàng cần xác định rõ trong những mục tiêu trên thì cái nào là quan trọng nhất tránh trường hợp có nhiều mục tiêu và Agency tập trung nhầm vào mục tiêu thứ yếu.
• Target Audience: Đối tượng khách hàng mục tiêu của chủ dự án là ai? tầng lớp/phân khúc nào? Ví dụ: Nhóm khách hàng mục tiêu hướng tới của họ là đối tượng nữ độ tuổi 30-45 tuổi, thích làm đẹp và bắt đầu lo về sự lão hóa. Thu nhập trung bình - cao.
• Message: Thông điệp thương hiệu mong muốn truyền đạt đến nhóm khách hàng mục tiêu. Ví dụ: Sản phẩm dầu gội Tresemme giúp ngăn ngừa gãy rụng tóc...
• Coverage: Các agency cần tìm hiểu xem chủ dự án muốn thực hiện project tại những địa bàn nào? Với mức độ phủ sóng ra sao? Ví dụ: Doanh nghiệp muốn thực hiện tại Tp Hồ Chí Minh, Hà Nội hay 6 tỉnh thành phố lớn ở Việt Nam hoặc là trên diện rộng khắp cả nước?....
• Budget: Kinh phí thực hiện chiến dịch. Khoản kinh phí này cần được dự trù chính xác và là một tiêu chí quan trọng để quyết định mức khả thi của dự án này. Ở góc độ Agency, bạn cần tính toán chi tiết để trao đổi trực tiếp với khách hàng.
• Timing: Thời gian thực hiện của dự án cần được xác định rõ ràng, đồng thời dự trù khoảng thời gian hoàn thành cho từng hoạt động cụ thể.

6 yếu tố cấu tạo nên một bản Brief hoàn thiện

Ngắn gọn, dễ hiểu

Giữ cho bản Brief tóm tắt của bạn phải vừa ngắn gọn, dễ hiểu và thật sự xúc tích. Điều này sẽ giúp đơn vị tiếp nhận thông tin triển khai chiến dịch của bạn đúng hướng, hạn chế tối đa việc hiểu nhầm. Để thực hiện được tiêu chí này, bạn hãy cân nhắc đặt những thông tin quan trọng nhất vào bản Brief. Sau đó, đặt mục tiêu và trách nhiệm cụ thể cho từng nội dung.

Ba câu hỏi chính giúp bạn viết 1 Brief ngắn gọn, dễ hiểu là:

• Vấn đề gì cần được giải quyết?
• Các đối tượng mục tiêu là ai?
• Giải pháp nào sẽ giải quyết được vấn đề đó?

Giải thích ra mục tiêu rõ ràng

Trong bản Brief, công đoạn phân tích và lý giải mục tiêu của chiến dịch là phần quan trọng nhất giúp chiến dịch của bạn đi đúng hướng.

• Vì sao bạn cần thực hiện dự án này?
• Kỳ vọng về dự án ra sao và bạn muốn nhận được điều gì từ dự án?
• Mục tiêu dự án hướng đến là gì? Tiêu chí của khách hàng là gì?
• Có vấn đề nào chủ dự án đang phải đối mặt?
• Vận dụng phương pháp nào để đo lường và đánh giá mức độ thành công?

Bám sát hệ thống câu hỏi này sẽ giúp bạn nhận ra hướng đi đúng đắn, thích hợp nhất cho bản Brief. Từ đó, người thiết kế dự án có thể hiểu rõ mục tiêu cốt lõi của công ty và xác định những chiến thuật tối ưu để giải quyết chúng.

Liệt kê các bên liên quan 

Một mẹo giúp bản tóm tắt của bạn mạch lạc hơn chính là liệt kê rõ ràng những bên liên quan chính, trực tiếp làm việc trong hợp đồng. Hãy liệt kê ra hết những bên liên quan chính trong bản brief để xác định rõ ràng các nhiệm vụ và đầu mối.

Xác định đối thủ cạnh tranh

Một yếu tố khác giúp chiến dịch thành công chính là xác định được đối thủ cạnh tranh của khách hàng là ai? Từ đó bạn sẽ có được cái nhìn khái quát về bối cảnh cạnh tranh trên thị trường này. Khi xác định đối thủ cạnh tranh, bạn cần tìm ra những điểm khác biệt và so sánh giữa các đối thủ này với khách hàng. Những điều này sẽ giúp ích trong việc định hướng cho nhà thiết kế lên kế hoạch cho dự án. Như vậy, việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong bản Brief là điều quan trọng giúp bạn tạo nên bản kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ nền móng đầu tiên.

Thời gian triển khai hợp lý

Khoảng thời gian triển khai dự án cần được trình bày rõ ràng trong bản Brief. Bạn có thể áng chừng khoảng thời gian dao động cần hoàn thành để tiện theo dõi hơn cho cả 2 bên. Tuy nhiên cũng nên cân nhắc đặt ra các deadline phù hợp để đảm bảo chiến dịch diễn ra đúng tiến độ ban đầu. 

Ngân sách phải chủ động và hợp lý

Ngân sách là một khoản tiên quyết để xem xét mức độ khả thi của dự án. Do đó, khi lập một Brief bạn cần chú ý một số điều như sau:

• Hãy phân bổ ngân sách dư lên so với kế hoạch.
• Nếu bạn có một khoản ngân sách thiết lập cho dự án, hãy ghi rõ nó trong phần tóm tắt và thảo luận với nhà bên đối tác của bạn.
• Nếu ước tính của bên đối tác vượt quá ngân sách mà bạn đề ra, hãy thảo luận về điều đó và đồng ý với các kỳ vọng thực tế, phân phối và chi phí dự án trước khi bắt đầu.

KẾT LUẬN

Với những thông tin mà PharMarketing cung cấp hy vọng bạn sẽ hiểu được Brief là gì và làm sao để có 1 bản Brief hoàn hảo. Hẹn gặp các bạn trong những số Blog thú vị tiếp theo!